แท็บ Mailings ใน Word Ribbon รวมคำสั่งสำหรับงานจดหมายเวียน (Mail Merge) คือการสร้างจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อจำนวนมากจากรายชื่อชุดเดียว โดยแทนค่าชื่อและที่อยู่ให้แต่ละคนอัตโนมัติ แบ่งเป็น 5 กลุ่มคำสั่ง
ด้านล่างคือภาพ ribbon เต็มแถบ วงกรอบแบ่งเป็น 5 กลุ่มคำสั่งให้เห็นชัดเจน กดชื่อกลุ่มด้านบน หรือกรอบบนภาพ เพื่อเลื่อนไปดูคำอธิบายกลุ่มนั้น รวมทั้งหมด 17 ปุ่ม
1. กลุ่ม Create (สร้าง)
- 1. Envelopes — พิมพ์ที่อยู่ผู้รับและผู้ส่งลงบนซองจดหมายโดยตรง อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ Envelopes & Labels ใน Word
- 2. Labels — พิมพ์ป้ายชื่อหรือที่อยู่ทั้งแผ่นตามขนาดสติกเกอร์มาตรฐานที่เลือก
2. กลุ่ม Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน)
- 3. Start Mail Merge — เริ่มงานจดหมายเวียน เลือกว่าจะทำเป็นจดหมาย อีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อ
- 4. Select Recipients — เลือกแหล่งรายชื่อผู้รับ จะพิมพ์ใหม่ ดึงจากไฟล์ Excel หรือรายชื่อติดต่อ Outlook ก็ได้
- 5. Edit Recipient List — แก้ไข กรอง หรือเรียงลำดับรายชื่อผู้รับ และเลือกว่าจะส่งถึงใครบ้าง
3. กลุ่ม Write & Insert Fields (เขียนและแทรกฟิลด์)
- 6. Highlight Merge Fields — เน้นสีตำแหน่งที่จะถูกแทนค่าด้วยข้อมูลจากรายชื่อ ให้มองเห็นฟิลด์ได้ชัด
- 7. Address Block — แทรกบล็อกที่อยู่ผู้รับสำเร็จรูป (ชื่อและที่อยู่รวมกัน) ในคลิกเดียว
- 8. Greeting Line — แทรกคำขึ้นต้นจดหมาย เช่น เรียน คุณ… โดยเติมชื่อผู้รับให้อัตโนมัติ
- 9. Insert Merge Field — แทรกฟิลด์ข้อมูลทีละช่อง เช่น ชื่อ นามสกุล บริษัท เบอร์โทร ตามคอลัมน์ในไฟล์รายชื่อ
- 10. Rules — ใส่เงื่อนไข เช่น ถ้าข้อมูลเป็นแบบนี้ให้แสดงข้อความแบบหนึ่ง ถ้าไม่ใช่ให้แสดงอีกแบบ
- 11. Match Fields — จับคู่ชื่อคอลัมน์ในไฟล์รายชื่อกับฟิลด์มาตรฐานของ Word เช่น ให้คอลัมน์ ชื่อจริง ตรงกับ First Name
- 12. Update Labels — คัดลอกการจัดวางฟิลด์จากป้ายชื่อช่องแรกไปยังทุกช่องบนแผ่น
4. กลุ่ม Preview Results (ดูตัวอย่างผลลัพธ์)
- 13. Preview Results — สลับระหว่างมุมมองฟิลด์กับมุมมองจดหมายจริงที่แทนค่าข้อมูลผู้รับแล้ว
- 14. ปุ่มเลื่อนระเบียน — ไป/กลับระหว่างผู้รับแต่ละราย (รายแรก ก่อนหน้า ระบุเลข ถัดไป รายสุดท้าย)
- 15. Find Recipient — ค้นหาผู้รับรายใดรายหนึ่งในรายชื่อด้วยคำค้น
- 16. Check for Errors — ให้ Word ตรวจหาข้อผิดพลาดก่อนสั่งผสานจริง
5. กลุ่ม Finish (เสร็จสิ้น)
- 17. Finish & Merge — สั่งผสานให้เสร็จ เลือกได้ว่าจะสั่งพิมพ์ ส่งเป็นอีเมล หรือสร้างเป็นเอกสารใหม่แยกทีละราย
แท็บ Mailings ช่วยประหยัดเวลามหาศาลเวลาต้องส่งเอกสารแบบเดียวกันถึงคนหลายสิบหลายร้อยคน ลองเตรียมไฟล์รายชื่อใน Excel แล้วเปิด Word ไล่กดตามทีละปุ่มเพื่อความคุ้นเคย
ดูแท็บอื่นในชุด Word Ribbon
