ต่อจากแท็บ Home, Insert, Page Layout และ Formulas บทความนี้พาไปรู้จักแท็บ Data ใน Excel Ribbon ซึ่งรวมคำสั่งเกี่ยวกับการนำเข้า จัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลไว้ในที่เดียว แบ่งเป็น 7 กลุ่มคำสั่ง
🎬 ดูวิดีโอสอน (2 นาที 0 วินาที) บน Excel จริง หรืออ่านขั้นตอนละเอียดด้านล่างได้เลย
ด้านล่างคือภาพ ribbon เต็มแถบ วงกรอบแบ่งเป็น 7 กลุ่มคำสั่งให้เห็นชัดเจน กดชื่อกลุ่มด้านบน หรือกรอบบนภาพ เพื่อเลื่อนไปดูคำอธิบายกลุ่มนั้น รวมทั้งหมด 35 ปุ่ม
1. กลุ่ม Get & Transform Data (นำเข้าและแปลงข้อมูล)
- 1. Get Data — นำเข้าข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล ไฟล์ หรือบริการออนไลน์ ผ่าน Power Query
- 2. From Text/CSV — นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความหรือ CSV
- 3. From Web — นำเข้าข้อมูลจากตารางบนหน้าเว็บโดยตรง
- 4. From Table/Range — แปลงข้อมูลที่เลือกในชีตให้เป็นคิวรีเพื่อแก้ไข/ทำความสะอาดข้อมูลต่อ
- 5. From Picture — แปลงตัวเลข/ตารางจากภาพถ่ายให้กลายเป็นข้อมูลในชีตอัตโนมัติ
- 6. Recent Sources — เรียกแหล่งข้อมูลที่เพิ่งเชื่อมต่อล่าสุดมาใช้ซ้ำ
- 7. Existing Connections — เลือกใช้การเชื่อมต่อข้อมูลที่เคยสร้างไว้ก่อนหน้า
2. กลุ่ม Queries & Connections (คิวรีและการเชื่อมต่อ)
- 8. Refresh All — ดึงข้อมูลล่าสุดจากทุกแหล่งที่เชื่อมต่อไว้มาอัปเดตในชีต
- 9. Queries & Connections — เปิดแผงแสดงคิวรีและการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก
- 10. Properties — ตั้งค่าคุณสมบัติของการเชื่อมต่อข้อมูล เช่น ความถี่ในการรีเฟรช
- 11. Workbook Links — ตรวจสอบและจัดการลิงก์ที่เชื่อมไปยังไฟล์ Excel อื่น
3. กลุ่ม Data Types (ชนิดข้อมูลอัจฉริยะ)
- 12. Stocks — แปลงข้อความเป็นชนิดข้อมูลหุ้น ดึงราคาและข้อมูลบริษัทอัตโนมัติ
- 13. Currencies — แปลงข้อความเป็นชนิดข้อมูลสกุลเงิน ดึงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติ
- 14. Geography — แปลงข้อความชื่อสถานที่เป็นชนิดข้อมูลภูมิศาสตร์ ดึงข้อมูลประชากร พื้นที่ ฯลฯ
4. กลุ่ม Sort & Filter (เรียงลำดับและกรอง)
- 15. Sort A to Z — เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือ ก-ฮ / A-Z
- 16. Sort Z to A — เรียงข้อมูลจากมากไปน้อย หรือ ฮ-ก / Z-A
- 17. Sort — เปิดหน้าต่างเรียงลำดับข้อมูลแบบละเอียด เรียงได้หลายคอลัมน์พร้อมกัน
- 18. Filter — เปิดปุ่มกรองข้อมูล (ลูกศรดรอปดาวน์) ที่หัวตาราง
- 19. Clear — ล้างตัวกรองที่ตั้งไว้ทั้งหมด แสดงข้อมูลครบทุกแถว
- 20. Reapply — กรองข้อมูลซ้ำอีกครั้งตามเงื่อนไขเดิม หลังข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง
- 21. Advanced — กรองข้อมูลแบบซับซ้อนหลายเงื่อนไข หรือคัดลอกผลลัพธ์ไปที่อื่น
5. กลุ่ม Data Tools (เครื่องมือจัดการข้อมูล)
- 22. Text to Columns — แยกข้อความในคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์ตามตัวคั่น เช่น จุลภาค
- 23. Flash Fill — เติมข้อมูลอัตโนมัติตามรูปแบบที่พิมพ์ไว้ในตัวอย่าง อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel
- 24. Remove Duplicates — ลบแถวข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากตาราง อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Remove Duplicates ใน Excel
- 25. Data Validation — จำกัดค่าที่กรอกได้ในเซลล์ เช่น ทำดรอปดาวน์ให้เลือก อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Data Validation ใน Excel
- 26. Consolidate — รวมข้อมูลจากหลายชีตหรือหลายช่วงเซลล์เข้าด้วยกัน อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Consolidate ใน Excel
- 27. Data Model — จัดการความสัมพันธ์ระหว่างตารางหลายตารางสำหรับสร้าง PivotTable ขั้นสูง อ่านรายละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Data Model / Power Pivot ใน Excel
- 28. Analyze Data — ให้ Excel วิเคราะห์ข้อมูลและเสนอกราฟหรือ PivotTable ที่น่าสนใจให้อัตโนมัติ อ่านรายละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Analyze Data ใน Excel
6. กลุ่ม Forecast (พยากรณ์)
- 29. What-If Analysis — ทดลองเปลี่ยนค่าตัวแปรดูผลลัพธ์ที่เปลี่ยนไป เช่น Goal Seek, Scenario Manager อ่านรายละเอียดได้ที่ วิธีใช้ What-If Analysis / Data Table ใน Excel
- 30. Forecast Sheet — สร้างชีตพยากรณ์แนวโน้มข้อมูลในอนาคตพร้อมกราฟอัตโนมัติจากข้อมูลย้อนหลัง
7. กลุ่ม Outline (จัดกลุ่มโครงร่าง)
- 31. Group — จัดกลุ่มแถวหรือคอลัมน์ให้ย่อ/ขยายได้ อ่านวิธีใช้แบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ Group และ Outline ใน Excel
- 32. Ungroup — ยกเลิกการจัดกลุ่มแถวหรือคอลัมน์ที่ทำไว้
- 33. Subtotal — แทรกผลรวมย่อยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลเปลี่ยนกลุ่ม พร้อมสร้าง Outline ให้เอง
- 34. Show Detail — ขยายกลุ่มที่ย่อไว้ให้เห็นข้อมูลรายละเอียดอีกครั้ง
- 35. Hide Detail — ย่อกลุ่มข้อมูลที่เลือกให้เห็นเฉพาะผลสรุป
เมื่อรู้จักหน้าที่ของแต่ละปุ่มในแท็บ Data แล้ว จะนำเข้าและจัดการข้อมูลใน Excel ได้คล่องขึ้นมาก ลองเปิด Excel ขึ้นมาไล่กดตามดูทีละปุ่มเพื่อความคุ้นเคย
ดูแท็บอื่นในชุด Excel Ribbon
