รู้จัก Excel Ribbon แท็บ Home ทุกปุ่มใช้ทำอะไร ฉบับเข้าใจง่าย

เปิด Excel ขึ้นมาทีไร แถบเครื่องมือด้านบนสุดที่เต็มไปด้วยไอคอนเล็กๆ นับสิบตัวก็ดูน่ากลัวทุกที นั่นคือ Ribbon หรือแถบคำสั่งของ Excel ซึ่งแท็บที่ใช้บ่อยที่สุดก็คือแท็บ Home เพราะรวมคำสั่งพื้นฐานที่ใช้แทบทุกวันไว้ในที่เดียว

ด้านล่างคือภาพ ribbon เต็มแถบ วงกรอบแบ่งเป็น 8 กลุ่มคำสั่งให้เห็นชัดเจน กดชื่อกลุ่มด้านบน หรือกรอบบนภาพ เพื่อเลื่อนไปดูคำอธิบายกลุ่มนั้น รวมทั้งหมด 53 ปุ่ม

12345678

1. กลุ่ม Clipboard (คัดลอก-วาง)

• 1. Paste — วางข้อมูลที่คัดลอกไว้ลงในเซลล์ที่เลือก กดลูกศรเล็กๆ ด้านล่างเพื่อเลือกวางแบบพิเศษ เช่น วางเฉพาะค่า วางเฉพาะสูตร
• 2. Cut — ตัดข้อมูลในเซลล์ที่เลือกออก เพื่อย้ายไปวางที่อื่น
• 3. Copy — คัดลอกข้อมูลในเซลล์ที่เลือก โดยไม่ลบต้นฉบับ
• 4. Format Painter — คัดลอกเฉพาะรูปแบบการจัดหน้า (สี ฟอนต์ กรอบ) จากเซลล์หนึ่งไปทาใส่เซลล์อื่น โดยไม่เอาข้อมูลตามไปด้วย

2. กลุ่ม Font (ฟอนต์และการจัดรูปแบบตัวอักษร)

• 5. Font Name — เลือกแบบตัวอักษร (ฟอนต์) ที่จะใช้
• 6. Font Size — เลือกขนาดตัวอักษร
• 7. Grow Font — เพิ่มขนาดตัวอักษรทีละสเต็ป
• 8. Shrink Font — ลดขนาดตัวอักษรทีละสเต็ป
• 9. Bold — ทำให้ตัวอักษรหนาขึ้น
• 10. Italic — ทำให้ตัวอักษรเอียง
• 11. Underline — ขีดเส้นใต้ข้อความ
• 12. Borders — ใส่เส้นกรอบรอบเซลล์ เลือกรูปแบบเส้นได้จากลูกศรข้างๆ
• 13. Fill Color — เติมสีพื้นหลังให้เซลล์
• 14. Font Color — เปลี่ยนสีของตัวอักษร

3. กลุ่ม Alignment (การจัดตำแหน่งข้อความ)

• 15. Top Align — จัดข้อความชิดขอบบนของเซลล์
• 16. Middle Align — จัดข้อความกึ่งกลางแนวตั้งของเซลล์
• 17. Bottom Align — จัดข้อความชิดขอบล่างของเซลล์
• 18. Orientation — หมุนทิศทางข้อความในเซลล์ เช่น เอียง 45 องศา หรือแนวตั้ง
• 19. Align Left — จัดข้อความชิดซ้าย
• 20. Center — จัดข้อความกึ่งกลางแนวนอน
• 21. Align Right — จัดข้อความชิดขวา
• 22. Decrease Indent — ลดระยะเยื้องข้อความจากขอบเซลล์
• 23. Increase Indent — เพิ่มระยะเยื้องข้อความจากขอบเซลล์
• 24. Wrap Text — บังคับให้ข้อความยาวๆ ตัดขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์เดียวกัน แทนที่จะล้นออกไปทับเซลล์ข้างๆ
• 25. Merge & Center — รวมหลายเซลล์เป็นเซลล์เดียวแล้วจัดข้อความไว้กึ่งกลาง นิยมใช้ทำหัวตาราง

4. กลุ่ม Number (รูปแบบตัวเลข)

• 26. Number Format — กล่องดรอปดาวน์เลือกรูปแบบตัวเลข เช่น General, Number, Date, Text (ดูเทคนิคเพิ่มเติมได้ที่ การตั้งรูปแบบตัวเลขแบบกำหนดเอง (Custom Number Format))
• 27. Accounting ($) — แสดงตัวเลขเป็นรูปแบบสกุลเงิน
• 28. Percent Style — แสดงตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์
• 29. Comma Style — ใส่เครื่องหมายจุลภาคคั่นหลักพัน
• 30. Decrease Decimal — ลดจำนวนทศนิยมที่แสดง
• 31. Increase Decimal — เพิ่มจำนวนทศนิยมที่แสดง

5. กลุ่ม Styles (สไตล์เซลล์และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)

• 32. Conditional Formatting — ตั้งเงื่อนไขให้เซลล์เปลี่ยนสีหรือรูปแบบอัตโนมัติตามค่าที่มี เช่น ทำให้ตัวเลขติดลบขึ้นสีแดง
• 33. Format as Table — แปลงข้อมูลที่เลือกให้เป็นตารางสำเร็จรูป มีลายทางสลับสี และกรองข้อมูลได้ทันที
• 34. Normal — สไตล์เซลล์ปกติ ไม่มีการตกแต่งพิเศษ
• 35. Check Cell — สไตล์เซลล์แบบมีกรอบเข้ม เหมาะกับใช้ตรวจสอบค่า
• 36. Bad — สไตล์พื้นแดงตัวอักษรแดง ใช้เน้นค่าที่ผิดปกติหรือไม่ดี
• 37. Explanatory Text — สไตล์ตัวเอียงสีเทา เหมาะกับใส่คำอธิบายประกอบ
• 38. Good — สไตล์พื้นเขียวตัวอักษรเขียว ใช้เน้นค่าที่ดีหรือผ่านเกณฑ์
• 39. Followed Hyperlink — สไตล์สำหรับลิงก์ที่เคยถูกคลิกไปแล้ว
• 40. Neutral — สไตล์พื้นเหลืองตัวอักษรน้ำตาล ใช้เน้นค่าที่อยู่ระดับกลางๆ
• 41. Hyperlink — สไตล์สำหรับข้อความที่เป็นลิงก์
• 42. Calculation — สไตล์เน้นว่าเซลล์นี้มีสูตรคำนวณอยู่
• 43. Input — สไตล์พื้นส้มอ่อน ใช้บอกว่าเป็นช่องให้กรอกข้อมูล
• 44. More (gallery) — กดเพื่อดูสไตล์เซลล์ทั้งหมด หรือสร้างสไตล์ของตัวเอง อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ วิธีใช้ Cell Styles ใน Excel จัดรูปแบบตารางให้สวยไว

6. กลุ่ม Cells (จัดการเซลล์ แถว คอลัมน์)

• 45. Insert — แทรกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ใหม่ กดลูกศรด้านล่างเพื่อเลือกว่าจะแทรกอะไร
• 46. Delete — ลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ที่เลือก
• 47. Format — ปรับความสูงของแถว ความกว้างของคอลัมน์ ซ่อน/แสดงแถวคอลัมน์ หรือป้องกันชีต

7. กลุ่ม Editing (คำนวณและแก้ไขข้อมูล)

• 48. AutoSum — รวมผลรวมตัวเลขที่เลือกอัตโนมัติด้วยสูตร SUM กดลูกศรข้างๆ เพื่อเลือกฟังก์ชันอื่น เช่น ค่าเฉลี่ย
• 49. Fill — คัดลอกข้อมูลหรือสูตรลงไปยังเซลล์ข้างเคียงอย่างรวดเร็ว ทั้งแนวขึ้น ลง ซ้าย ขวา
• 50. Clear — ล้างข้อมูล รูปแบบ หรือความคิดเห็นในเซลล์ที่เลือก
• 51. Sort & Filter — เรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย และกรองข้อมูลเฉพาะที่ต้องการดู อ่านวิธีใช้ตัวกรองแบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ AutoFilter กรองข้อมูลใน Excel
• 52. Find & Select — ค้นหาและแทนที่ข้อความในชีต หรือเลือกเซลล์ตามเงื่อนไขพิเศษ เช่น เซลล์ว่างทั้งหมด

8. กลุ่ม Add-ins (ส่วนเสริม)

• 53. Add-ins — เปิดหน้าจัดการส่วนเสริม (Add-in) ที่ติดตั้งเพิ่มเติมเข้ามาใน Excel เช่น เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลจากบุคคลที่สาม หากยังไม่เคยติดตั้งส่วนเสริมใด กลุ่มนี้จะโล่งๆ แบบในภาพ

เมื่อรู้จักหน้าที่ของแต่ละปุ่มในแท็บ Home แล้ว ก็จะทำงานใน Excel ได้เร็วขึ้นมาก เพราะคำสั่งที่ใช้บ่อยแทบทั้งหมดอยู่ในแท็บนี้แท็บเดียว ลองเปิด Excel ขึ้นมาไล่กดตามดูทีละปุ่มเพื่อความคุ้นเคย แล้วครั้งต่อไปจะไม่ต้องเสียเวลาเดาไอคอนอีกแล้ว