วันที่ต้องเขียนหนังสือลาออก หลายคนนั่งจ้องหน้าจอว่าจะเริ่มอย่างไรดี จะเขียนแบบไหนให้สุภาพ ชัดเจน และไม่ทิ้งปัญหาไว้ข้างหลัง หนังสือลาออกที่ดีไม่ต้องยาว แต่ควรครบ 4 อย่าง คือ วันที่เขียน ผู้รับ เหตุผลสั้นๆ และวันที่มีผล เปรียบเสมือนจดหมายลาที่ผู้รับอ่านจบก็รู้ทันทีว่าต้องทำอะไรต่อ บทความนี้พาเขียนใน Word ทีละขั้น พร้อมตัวอย่างข้อความที่แก้ไขชื่อและวันที่แล้วใช้ได้เลย
หนังสือลาออกควรมีอะไรบ้าง
| ส่วน | เขียนอะไร | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| วันที่ | วันที่เขียนหนังสือ (ชิดขวา) | วันที่ 30 ตุลาคม 2569 |
| เรื่อง | บอกวัตถุประสงค์สั้นๆ | ขอลาออกจากตำแหน่ง |
| เรียน | ชื่อและตำแหน่งผู้รับ | เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล |
| เนื้อความ | ใครเป็นผู้ลาออก ตำแหน่งอะไร ลาออกมีผลวันที่เท่าไหร่ เหตุผลสั้นๆ (ไม่จำเป็นต้องละเอียด) | ขอลาออกโดยมีผลตั้งแต่วันที่ … |
| ขอบคุณ | ขอบคุณบริษัทและผู้บังคับบัญชา และแจ้งความพร้อมส่งมอบงาน | ขอขอบคุณที่ให้โอกาส … |
| ปิดท้ายและลงชื่อ | จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และลงชื่อ | ขอแสดงความนับถือ (ชื่อ) |
ข้อสำคัญเรื่องวันที่มีผล: ก่อนกำหนดวันสุดท้ายของการทำงาน ควรตรวจสัญญาจ้างและระเบียบของที่ทำงานเรื่องระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และสอบถามฝ่ายบุคคลเพื่อให้ถูกต้องตามข้อกำหนด บทความนี้สอนเฉพาะวิธีเขียนและจัดหน้าเอกสาร ไม่ใช่คำปรึกษาด้านกฎหมายแรงงาน
ตัวอย่างข้อความที่ใช้ได้ทันที
คัดลอกข้อความด้านล่างไปวางใน Word แล้วแก้ชื่อ ตำแหน่ง และวันที่ให้ตรงกับของเรา
วันที่ … เดือน … พ.ศ. …
เรื่อง ขอลาออกจากตำแหน่ง
เรียน (ชื่อและตำแหน่งผู้รับ)ข้าพเจ้า (ชื่อ-นามสกุล) ตำแหน่ง (ตำแหน่งงาน) ขอแจ้งความประสงค์ขอลาออกจากตำแหน่งดังกล่าว โดยมีผลตั้งแต่วันที่ … เป็นต้นไป เนื่องจาก (เหตุผลสั้นๆ เช่น มีเหตุผลส่วนตัว)
ข้าพเจ้าขอขอบคุณบริษัทและผู้บังคับบัญชาที่ให้โอกาสและการสนับสนุนตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา และพร้อมส่งมอบงานให้เรียบร้อยก่อนวันสุดท้ายของการทำงาน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)
(ชื่อ-นามสกุล)
เหตุผลที่เขียนไม่จำเป็นต้องยาวหรือระบุรายละเอียดส่วนตัวมาก เขียนให้สุภาพ กระชับ และไม่กล่าวโทษใคร เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้สำหรับอนาคต เพราะอาจต้องใช้เป็นผู้รับรองหรือมีโอกาสร่วมงานกันอีก
ขั้นตอนจัดหน้าใน Word
| ขั้นตอน | วิธีทำ |
|---|---|
| 1 | เปิด Word สร้างเอกสารใหม่ (Blank document) แล้ววางข้อความตัวอย่างลงไป |
| 2 | เลือกฟอนต์ภาษาไทยที่อ่านง่าย ที่แท็บ Home ช่อง Font ขนาด 14–16 pt ใช้ฟอนต์เดียวกันทั้งเอกสาร (ตั้งฟอนต์เริ่มต้นได้ที่ ตั้งฟอนต์เริ่มต้นใน Word) |
| 3 | เลือกบรรทัดวันที่ แล้วที่ Home → กลุ่ม Paragraph กด Align Right (หรือ Ctrl + R) เพื่อชิดขวา |
| 4 | เลือกย่อหน้าเนื้อความ ไปที่ Home → ลูกศรเล็กมุมกลุ่ม Paragraph เพื่อเปิดหน้าต่าง Paragraph ที่ช่อง Special เลือก First line แล้วตั้งค่าประมาณ 1.25–2.5 ซม. เพื่อให้ย่อหน้าเข้ามาเล็กน้อย (อ่านเพิ่มที่ ระยะบรรทัดและย่อหน้า) |
| 5 | ตั้งระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น 1.15–1.5 และเว้นหลังย่อหน้าเล็กน้อยให้ดูโปร่งตา |
| 6 | ตั้งขอบกระดาษที่แท็บ Layout → Margins เลือกค่าปกติ (Normal) หรือกำหนดเองตามต้องการ (ดู ตั้งขอบกระดาษใน Word) |
| 7 | ส่วนลงชื่อ จัดบรรทัด “ขอแสดงความนับถือ” และชื่อให้อยู่กึ่งกลางหรือค่อนไปทางขวาของหน้ากระดาษ (ใช้ปุ่ม Center หรือเยื้องย่อหน้าซ้ายเข้ามา) เว้นที่ว่างไว้เซ็นชื่อ (หรือแทรกเส้นลงชื่อ ดูที่ Signature Line ใน Word) |
ภาพจำลองหน้าตาเอกสารเพื่อประกอบการอธิบาย (ไม่ใช่สกรีนช็อตจริงจาก Microsoft) ชื่อและข้อมูลในภาพเป็นตัวอย่างสมมติ
บันทึกเป็น PDF และสำรองไว้
| ต้องการ | วิธีทำ |
|---|---|
| เก็บเป็นไฟล์ Word | กด Ctrl + S ตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย เช่น “หนังสือลาออก-ชื่อ-ปี” แล้วเก็บไว้ที่ OneDrive |
| ส่งทางอีเมลหรือไลน์ในรูป PDF | File → Save As → เลือกชนิดไฟล์เป็น PDF (ดู แปลง Word เป็น PDF และแปลงกลับ) |
| พิมพ์ลงกระดาษเพื่อเซ็นชื่อ | File → Print ตรวจตัวอย่างให้พอดีหนึ่งหน้า แล้วพิมพ์ เซ็นด้วยปากกาหมึกสีน้ำเงินหรือดำ |
ควรเก็บสำเนาไว้กับตัวเองเสมอ ทั้งแบบไฟล์และแบบที่เซ็นแล้ว และถ้าส่งเป็นกระดาษ ให้ขอให้ผู้รับลงชื่อรับเอกสารไว้ที่สำเนาของเรา เพื่อเป็นหลักฐานว่าส่งแล้วเมื่อไหร่ ส่วนจะส่งทางอีเมลแทนหรือไม่ ควรเช็กกับระเบียบของที่ทำงานก่อน
ตัวอย่างใช้งานจริง
คุณสมหญิงตัดสินใจลาออกเพื่อดูแลครอบครัว เธอเปิด Word วางข้อความตัวอย่าง แก้ชื่อ ตำแหน่ง และวันที่มีผลเป็นสิ้นเดือนถัดไป จัดวันที่ให้ชิดขวา ตั้งย่อหน้าให้เยื้อง และเว้นที่ว่างไว้เซ็นชื่อ จากนั้นพิมพ์ 2 ชุด เซ็นแล้วยื่นให้ผู้จัดการ พร้อมขอให้ลงชื่อรับในสำเนาของเธอ ก่อนวันสุดท้ายเธอทำเอกสารส่งมอบงานให้เพื่อนร่วมงานตามที่เขียนไว้ในหนังสือ ทำให้การลาออกผ่านไปอย่างราบรื่น
ข้อควรรู้
- ก่อนยื่น ควรคุยกับหัวหน้าโดยตรงก่อน ไม่ให้เอกสารเป็นการแจ้งครั้งแรก
- เก็บข้อมูลส่วนตัวสำคัญไว้เท่าที่จำเป็น ไม่ต้องใส่เลขบัตรประชาชนหรือที่อยู่เต็มในหนังสือ ถ้าไม่ได้ถูกขอ
- ถ้าบริษัทมีแบบฟอร์มลาออกของตัวเอง ให้ใช้แบบฟอร์มนั้นแทน หรือแนบหนังสือของเราประกอบ
- เอกสารอื่นที่ทำใน Word ได้ เช่น เรซูเม่ (ดู ทำเรซูเม่ใน Word) และเทมเพลตสำเร็จรูป (เทมเพลตใน Word)
สรุป
หนังสือลาออกที่ดีสั้น สุภาพ และชัดเจน ประกอบด้วยวันที่ เรื่อง เรียน เนื้อความที่บอกวันที่มีผลและเหตุผลสั้นๆ คำขอบคุณ และลงชื่อ จัดหน้าใน Word ด้วยการชิดขวาวันที่ ตั้งย่อหน้าเยื้อง ตั้งขอบกระดาษ แล้วบันทึกเป็น PDF หรือพิมพ์เซ็นชื่อ อย่าลืมเก็บสำเนาไว้เสมอ และตรวจสอบเงื่อนไขการแจ้งล่วงหน้ากับที่ทำงานก่อนกำหนดวันสุดท้ายของเรา
