วิธีแปลง Word เป็น PDF และ PDF เป็น Word แบบไม่เพี้ยนฟอร์แมต

เอกสารที่จะส่งให้คนอื่น มักต้องแปลงเป็น PDF ก่อน เพราะเปิดได้ทุกเครื่องโดยหน้าตาไม่เปลี่ยน แต่บางทีก็ต้องแปลงกลับจาก PDF เป็น Word เพื่อแก้ไขเนื้อหา บทความนี้สอนทำทั้งสองทางโดยไม่ต้องใช้เว็บแปลงไฟล์ภายนอกเลย ทำในโปรแกรม Word ได้ตรงๆ

🎬 ดูวิดีโอสอน (1 นาที 13 วินาที) บน Word จริง หรืออ่านขั้นตอนละเอียดด้านล่าง

วิธีแปลง Word เป็น PDF (โปรแกรม Word บนเครื่อง)

1. เปิดไฟล์ Word ที่ต้องการแปลง
2. ไปที่ File > Save As (หรือ Save a Copy ถ้าเคยบันทึกไฟล์ไว้แล้ว)
3. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
4. ในช่อง Save as type เลือก PDF
5. กด Save

วิธีนี้ Word จะแปลงไฟล์ให้ทันทีโดยคงฟอนต์ เลย์เอาต์ และรูปภาพไว้เหมือนต้นฉบับทุกอย่าง ไม่ต้องกังวลเรื่องฟอร์แมตเพี้ยน

วิธีแปลง Word เป็น PDF (Word for the Web)

ถ้าใช้ Word ผ่านเบราว์เซอร์ (word.office.com) วิธีทำจะต่างออกไปเล็กน้อย:

1. ไปที่ File ที่มุมบนซ้าย
2. เลือก Export
3. เลือก Download as PDF (หรือ Download as PDF with comments ถ้าอยากรวมคอมเมนต์ในไฟล์ด้วย)

วิธีแปลง PDF กลับเป็น Word

ไม่ต้องใช้เว็บแปลงไฟล์ภายนอกเลย เปิดไฟล์ PDF ผ่านโปรแกรม Word ได้ตรงๆ:

1. เปิดโปรแกรม Word แล้วไปที่ File > Open
2. เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง
3. Word จะขึ้นข้อความแจ้งว่าจะแปลง PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้ กด OK

Word จะแปลงเนื้อหาในไฟล์ PDF ให้กลายเป็นเอกสาร Word ที่แก้ไขได้ทันที เหมาะกับ PDF ที่เป็นข้อความจริง (ไม่ใช่ไฟล์สแกนเป็นรูปภาพ) ถ้าไฟล์เป็น PDF ที่สแกนมา อาจต้องใช้ OCR เพิ่มเพื่อให้แปลงเป็นข้อความได้แม่นยำ

ข้อควรระวังเรื่องฟอร์แมตเพี้ยน

• PDF ที่มีเลย์เอาต์ซับซ้อน เช่น ตารางหลายคอลัมน์ หรือกราฟิกวางซ้อนกัน อาจแปลงกลับเป็น Word แล้วตำแหน่งเลื่อนไปบ้าง ควรตรวจสอบก่อนใช้งานจริงเสมอ
• ฟอนต์ที่ไม่ได้ติดตั้งในเครื่องอาจถูกแทนที่ด้วยฟอนต์ใกล้เคียงตอนแปลงกลับเป็น Word
• ถ้าแค่ต้องการแก้ข้อความเล็กน้อยในไฟล์ PDF โดยไม่อยากแปลงทั้งไฟล์ ลองอ่านเพิ่มที่ การใช้ Microsoft Word แก้ไขข้อความในไฟล์ PDF

ข้อควรระวังกับภาษาไทย: เราลองแปลงเอกสารที่มีภาษาไทยเป็น PDF แล้วเปิดกลับใน Word พบว่าตัวอักษรไทยอาจเพี้ยน เช่น สระและวรรณยุกต์ผิดตำแหน่ง หรือคำขาดเป็นช่วงๆ ดังนั้นควรเก็บไฟล์ Word ต้นฉบับไว้เสมอ และตรวจข้อความทุกบรรทัดก่อนใช้งานจริง ส่วนข้อความภาษาอังกฤษและตัวเลขมักแปลงกลับได้ใกล้เคียงต้นฉบับมากกว่า

สรุป

ทั้งสองทิศทางทำได้ในโปรแกรม Word เองโดยไม่ต้องอัปโหลดไฟล์ไปเว็บนอก ปลอดภัยกว่าเรื่องข้อมูลรั่วไหลด้วย แนะนำให้ตรวจสอบเลย์เอาต์อีกรอบหลังแปลงเสร็จทุกครั้ง โดยเฉพาะไฟล์ที่มีตารางหรือรูปภาพเยอะ