เวลาทำรายงานหรือเอกสารหลายหน้า บางทีก็อยากให้มีชื่อเรื่อง โลโก้ หรือเลขหน้าโผล่ซ้ำๆ กันทุกหน้าโดยไม่ต้องพิมพ์เองทีละหน้า นี่คือหน้าที่ของ Header (หัวกระดาษ) และ Footer (ท้ายกระดาษ) ใน Word ซึ่งเป็นพื้นที่พิเศษด้านบนและด้านล่างของหน้ากระดาษที่แยกออกจากเนื้อหาหลัก พิมพ์หรือแทรกอะไรลงไปครั้งเดียว ระบบจะอัปเดตให้ซ้ำอัตโนมัติทุกหน้าในเอกสาร เหมาะกับข้อมูลที่ต้องการให้คงที่ตลอดทั้งไฟล์ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้จัดทำ วันที่ หรือเลขหน้า
วิธีใส่ Header และ Footer เบื้องต้น
- ไปที่แท็บ Insert แล้วเลือก Header หรือ Footer ตามตำแหน่งที่ต้องการ
- เลือกสไตล์สำเร็จรูปจากรายการที่ Word เตรียมไว้ หรือกด Edit Header / Edit Footer ถ้าอยากพิมพ์เองแบบเปล่าๆ
- พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อวิชา หรือแทรกรูปโลโก้ผ่านแท็บ Insert ในโหมดแก้ไข Header/Footer ได้ตามปกติ
- กด Close Header and Footer บนริบบอน หรือดับเบิลคลิกที่พื้นที่เนื้อหาปกติเพื่อออกจากโหมดแก้ไข แล้วกลับไปพิมพ์งานต่อ
ข้อควรระวังคือถ้าดับเบิลคลิกที่เนื้อหาปกติระหว่างกำลังแก้ Header/Footer อยู่ Word จะออกจากโหมดแก้ไขให้ทันที ถ้ายังพิมพ์ไม่เสร็จให้ดับเบิลคลิกกลับเข้าไปที่ Header/Footer อีกครั้งเพื่อแก้ต่อได้เลย
Different First Page ทำหน้าแรกไม่ให้มี Header/Footer
เอกสารหลายแบบ เช่น รายงานที่มีหน้าปก มักไม่อยากให้หน้าปกมีชื่อเรื่องหรือเลขหน้าซ้ำกับเนื้อหาด้านใน Word มีตัวเลือก Different First Page ให้ติ๊กเปิดใช้งานได้ในแท็บ Header & Footer ระหว่างที่อยู่ในโหมดแก้ไข เมื่อเปิดแล้วหน้าแรกของเอกสารจะเว้นว่าง Header/Footer ไว้ต่างหาก ส่วนหน้าที่ 2 เป็นต้นไปยังคงแสดงตามที่ตั้งค่าไว้ตามปกติ
Different Odd & Even Pages ทำ Header ต่างกันหน้าคี่-คู่
ถ้ากำลังทำเอกสารที่ต้องพิมพ์สองหน้าแล้วเข้าเล่ม เช่น หนังสือเล่มเล็กหรือรายงานฉบับสมบูรณ์ อาจต้องการให้ Header ของหน้าคี่กับหน้าคู่ไม่เหมือนกัน (เช่น ชื่อเรื่องอยู่ฝั่งขวาในหน้าคี่ และชื่อบทอยู่ฝั่งซ้ายในหน้าคู่ เพื่อให้อ่านง่ายเวลาเปิดเล่ม) เปิดใช้งานได้ที่ตัวเลือก Different Odd & Even Pages ในกลุ่มเดียวกับ Different First Page เมื่อเปิดแล้ว Word จะแยกให้แก้ไข Header/Footer ของหน้าคี่และหน้าคู่เป็นคนละส่วนกัน
ตัวอย่างการใช้งานจริง
- ทำรายงานส่งอาจารย์: ใส่ชื่อวิชาและชื่อผู้จัดทำไว้ใน Header ทุกหน้า ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำเองทุกหน้า และดูเป็นระเบียบเวลาพิมพ์ออกมาเป็นเล่ม
- ทำเอกสารส่วนตัวหรือเรซูเม่หลายหน้า: ใส่เบอร์โทรและอีเมลไว้ใน Footer ทุกหน้า เผื่อหน้าเอกสารหลุดจากกันจะยังติดต่อกลับได้
- ทำรายงานที่มีหน้าปก: เปิด Different First Page ไว้ให้หน้าปกดูสะอาดตา ไม่มีชื่อเรื่องซ้ำกับสิ่งที่ออกแบบไว้บนหน้าปกอยู่แล้ว
อย่าสับสนกับการแทรกเลขหน้า
การพิมพ์ตัวเลขเองใน Footer ไม่ใช่วิธีใส่เลขหน้าที่ถูกต้อง เพราะจะไม่เปลี่ยนเลขอัตโนมัติตามหน้าจริง ถ้าต้องการเลขหน้าที่นับต่อเนื่องให้ใช้เมนู Insert > Page Number แทน ซึ่งจะแทรกเข้าไปในพื้นที่ Header/Footer ให้อัตโนมัติและนับเลขถูกต้องทุกหน้า ถ้าอยากทำรายงานที่มีหน้าปกแต่ไม่อยากให้หน้าปกถูกนับเป็นหน้า 1 ลองอ่านวิธีละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ ใส่เลขหน้าแบบไม่นับหน้าปก
สรุป
Header และ Footer เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ช่วยให้เอกสาร Word ดูเป็นระบบและมืออาชีพขึ้นมาก โดยเฉพาะเอกสารหลายหน้าอย่างรายงานหรือเรซูเม่ ลองใช้ Different First Page และ Different Odd & Even Pages ให้เหมาะกับรูปแบบเอกสารที่ทำอยู่ และถ้าต้องการจัดการเรื่องเลขหน้าเพิ่มเติม สามารถอ่านต่อได้จากบทความเกี่ยวกับ การใส่เลขหน้าแบบไม่นับหน้าปก และบทความเกี่ยวกับการจัดฟอร์แมตหัวข้อด้วย Styles ที่ช่วยให้เอกสารดูเป็นระเบียบตั้งแต่ต้นจนจบ
