เปิด Excel ขึ้นมาทีไร แถบเครื่องมือด้านบนสุดที่เต็มไปด้วยไอคอนเล็กๆ นับสิบตัวก็ดูน่ากลัวทุกที นั่นคือ Ribbon หรือแถบคำสั่งของ Excel ซึ่งแท็บที่ใช้บ่อยที่สุดก็คือแท็บ Home เพราะรวมคำสั่งพื้นฐานที่ใช้แทบทุกวันไว้ในที่เดียว
บทความนี้ใช้ภาพ ribbon เต็มแถบภาพเดียว มีเลขกำกับตำแหน่งปุ่มทั้งหมด 53 ปุ่ม กดเลขวงกลมสีเหลืองบนภาพเพื่อเลื่อนไปอ่านคำอธิบายปุ่มนั้นด้านล่างได้ทันที (บนมือถือเลื่อนภาพซ้าย-ขวาเพื่อดูให้ทั่วก่อนกด)
เลื่อนภาพซ้าย-ขวาเพื่อดูทั้งแถบ แล้วกดหมายเลขเพื่อดูคำอธิบาย
1. กลุ่ม Clipboard (คัดลอก-วาง)
- 1. Paste — วางข้อมูลที่คัดลอกไว้ลงในเซลล์ที่เลือก กดลูกศรเล็กๆ ด้านล่างเพื่อเลือกวางแบบพิเศษ เช่น วางเฉพาะค่า วางเฉพาะสูตร
- 2. Cut — ตัดข้อมูลในเซลล์ที่เลือกออก เพื่อย้ายไปวางที่อื่น
- 3. Copy — คัดลอกข้อมูลในเซลล์ที่เลือก โดยไม่ลบต้นฉบับ
- 4. Format Painter — คัดลอกเฉพาะรูปแบบการจัดหน้า (สี ฟอนต์ กรอบ) จากเซลล์หนึ่งไปทาใส่เซลล์อื่น โดยไม่เอาข้อมูลตามไปด้วย
2. กลุ่ม Font (ฟอนต์และการจัดรูปแบบตัวอักษร)
- 5. Font Name — เลือกแบบตัวอักษร (ฟอนต์) ที่จะใช้
- 6. Font Size — เลือกขนาดตัวอักษร
- 7. Grow Font — เพิ่มขนาดตัวอักษรทีละสเต็ป
- 8. Shrink Font — ลดขนาดตัวอักษรทีละสเต็ป
- 9. Bold — ทำให้ตัวอักษรหนาขึ้น
- 10. Italic — ทำให้ตัวอักษรเอียง
- 11. Underline — ขีดเส้นใต้ข้อความ
- 12. Borders — ใส่เส้นกรอบรอบเซลล์ เลือกรูปแบบเส้นได้จากลูกศรข้างๆ
- 13. Fill Color — เติมสีพื้นหลังให้เซลล์
- 14. Font Color — เปลี่ยนสีของตัวอักษร
3. กลุ่ม Alignment (การจัดตำแหน่งข้อความ)
- 15. Top Align — จัดข้อความชิดขอบบนของเซลล์
- 16. Middle Align — จัดข้อความกึ่งกลางแนวตั้งของเซลล์
- 17. Bottom Align — จัดข้อความชิดขอบล่างของเซลล์
- 18. Orientation — หมุนทิศทางข้อความในเซลล์ เช่น เอียง 45 องศา หรือแนวตั้ง
- 19. Align Left — จัดข้อความชิดซ้าย
- 20. Center — จัดข้อความกึ่งกลางแนวนอน
- 21. Align Right — จัดข้อความชิดขวา
- 22. Decrease Indent — ลดระยะเยื้องข้อความจากขอบเซลล์
- 23. Increase Indent — เพิ่มระยะเยื้องข้อความจากขอบเซลล์
- 24. Wrap Text — บังคับให้ข้อความยาวๆ ตัดขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์เดียวกัน แทนที่จะล้นออกไปทับเซลล์ข้างๆ
- 25. Merge & Center — รวมหลายเซลล์เป็นเซลล์เดียวแล้วจัดข้อความไว้กึ่งกลาง นิยมใช้ทำหัวตาราง
4. กลุ่ม Number (รูปแบบตัวเลข)
- 26. Number Format — กล่องดรอปดาวน์เลือกรูปแบบตัวเลข เช่น General, Number, Date, Text (ดูเทคนิคเพิ่มเติมได้ที่ การตั้งรูปแบบตัวเลขแบบกำหนดเอง (Custom Number Format))
- 27. Accounting ($) — แสดงตัวเลขเป็นรูปแบบสกุลเงิน
- 28. Percent Style — แสดงตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์
- 29. Comma Style — ใส่เครื่องหมายจุลภาคคั่นหลักพัน
- 30. Decrease Decimal — ลดจำนวนทศนิยมที่แสดง
- 31. Increase Decimal — เพิ่มจำนวนทศนิยมที่แสดง
5. กลุ่ม Styles (สไตล์เซลล์และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)
- 32. Conditional Formatting — ตั้งเงื่อนไขให้เซลล์เปลี่ยนสีหรือรูปแบบอัตโนมัติตามค่าที่มี เช่น ทำให้ตัวเลขติดลบขึ้นสีแดง
- 33. Format as Table — แปลงข้อมูลที่เลือกให้เป็นตารางสำเร็จรูป มีลายทางสลับสี และกรองข้อมูลได้ทันที
- 34. Normal — สไตล์เซลล์ปกติ ไม่มีการตกแต่งพิเศษ
- 35. Check Cell — สไตล์เซลล์แบบมีกรอบเข้ม เหมาะกับใช้ตรวจสอบค่า
- 36. Bad — สไตล์พื้นแดงตัวอักษรแดง ใช้เน้นค่าที่ผิดปกติหรือไม่ดี
- 37. Explanatory Text — สไตล์ตัวเอียงสีเทา เหมาะกับใส่คำอธิบายประกอบ
- 38. Good — สไตล์พื้นเขียวตัวอักษรเขียว ใช้เน้นค่าที่ดีหรือผ่านเกณฑ์
- 39. Followed Hyperlink — สไตล์สำหรับลิงก์ที่เคยถูกคลิกไปแล้ว
- 40. Neutral — สไตล์พื้นเหลืองตัวอักษรน้ำตาล ใช้เน้นค่าที่อยู่ระดับกลางๆ
- 41. Hyperlink — สไตล์สำหรับข้อความที่เป็นลิงก์
- 42. Calculation — สไตล์เน้นว่าเซลล์นี้มีสูตรคำนวณอยู่
- 43. Input — สไตล์พื้นส้มอ่อน ใช้บอกว่าเป็นช่องให้กรอกข้อมูล
- 44. More (gallery) — กดเพื่อดูสไตล์เซลล์ทั้งหมด หรือสร้างสไตล์ของตัวเอง อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ วิธีใช้ Cell Styles ใน Excel จัดรูปแบบตารางให้สวยไว
6. กลุ่ม Cells (จัดการเซลล์ แถว คอลัมน์)
- 45. Insert — แทรกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ใหม่ กดลูกศรด้านล่างเพื่อเลือกว่าจะแทรกอะไร
- 46. Delete — ลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ที่เลือก
- 47. Format — ปรับความสูงของแถว ความกว้างของคอลัมน์ ซ่อน/แสดงแถวคอลัมน์ หรือป้องกันชีต
7. กลุ่ม Editing (คำนวณและแก้ไขข้อมูล)
- 48. AutoSum — รวมผลรวมตัวเลขที่เลือกอัตโนมัติด้วยสูตร SUM กดลูกศรข้างๆ เพื่อเลือกฟังก์ชันอื่น เช่น ค่าเฉลี่ย
- 49. Fill — คัดลอกข้อมูลหรือสูตรลงไปยังเซลล์ข้างเคียงอย่างรวดเร็ว ทั้งแนวขึ้น ลง ซ้าย ขวา
- 50. Clear — ล้างข้อมูล รูปแบบ หรือความคิดเห็นในเซลล์ที่เลือก
- 51. Sort & Filter — เรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย และกรองข้อมูลเฉพาะที่ต้องการดู อ่านวิธีใช้ตัวกรองแบบละเอียดได้ที่ วิธีใช้ AutoFilter กรองข้อมูลใน Excel
- 52. Find & Select — ค้นหาและแทนที่ข้อความในชีต หรือเลือกเซลล์ตามเงื่อนไขพิเศษ เช่น เซลล์ว่างทั้งหมด
8. กลุ่ม Add-ins (ส่วนเสริม)
- 53. Add-ins — เปิดหน้าจัดการส่วนเสริม (Add-in) ที่ติดตั้งเพิ่มเติมเข้ามาใน Excel เช่น เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลจากบุคคลที่สาม หากยังไม่เคยติดตั้งส่วนเสริมใด กลุ่มนี้จะโล่งๆ แบบในภาพ
เมื่อรู้จักหน้าที่ของแต่ละปุ่มในแท็บ Home แล้ว ก็จะทำงานใน Excel ได้เร็วขึ้นมาก เพราะคำสั่งที่ใช้บ่อยแทบทั้งหมดอยู่ในแท็บนี้แท็บเดียว ลองเปิด Excel ขึ้นมาไล่กดตามดูทีละปุ่มเพื่อความคุ้นเคย แล้วครั้งต่อไปจะไม่ต้องเสียเวลาเดาไอคอนอีกแล้ว
