Slicer ใน Excel คืออะไร ใช้กรองข้อมูลแบบคลิกเดียว

เคยต้องเปิด dropdown ของ AutoFilter ไล่ติ๊กถูกทีละคอลัมน์เวลาจะดูข้อมูลเฉพาะหมวดไหมครับ ถ้าตารางมีหลายคอลัมน์ให้กรอง การกดเปิด-ปิด dropdown ทีละอันแบบนี้เสียเวลาและมองไม่เห็นภาพรวมว่ากำลังกรองอะไรอยู่ Slicer คือเครื่องมือที่ Excel ทำมาแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ บทความนี้จะพาไปรู้จักและใช้งานทีละขั้นตอน

Slicer คืออะไร

Slicer คือปุ่มกรองข้อมูลแบบเห็นภาพ ทำงานคู่กับ Excel Table หรือ PivotTable ก็ได้ แทนที่จะต้องเปิด dropdown ของ AutoFilter แล้วไล่ติ๊กถูกทีละรายการ Slicer จะแสดงรายชื่อทุกค่าที่มีในคอลัมน์นั้นออกมาเป็นปุ่มให้เห็นพร้อมกันทั้งหมด แค่คลิกปุ่มที่ต้องการ ตารางก็กรองให้ทันที และยังมองเห็นด้วยว่าตอนนี้กำลังกรองอะไรอยู่ เพราะปุ่มที่เลือกจะถูกไฮไลต์ต่างจากปุ่มที่ไม่ได้เลือกชัดเจน

วิธีแทรก Slicer ลงในตาราง

ขั้นตอนแทรก Slicer จะต่างกันเล็กน้อยตามว่าข้อมูลของเราเป็น Excel Table ธรรมดา หรือเป็น PivotTable

ถ้าข้อมูลเป็น Excel Table:

1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง (ต้องแปลงข้อมูลเป็น Table ก่อนด้วยเมนู Insert > Table ถ้ายังไม่เคยแปลง)
2. ไปที่แท็บ Insert แล้วกดปุ่ม Slicer
3. ในหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ติ๊กเลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำเป็น Slicer (เลือกได้มากกว่า 1 คอลัมน์)
4. กด OK จะได้กล่อง Slicer ลอยขึ้นมาบนชีต ลากจัดตำแหน่งได้ตามใจชอบ

ถ้าข้อมูลเป็น PivotTable:

1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน PivotTable
2. ไปที่แท็บ PivotTable Analyze แล้วกดปุ่ม Insert Slicer
3. ติ๊กเลือกฟิลด์ที่ต้องการทำเป็น Slicer แล้วกด OK

หลังจากมี Slicer แล้ว แค่คลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งในกล่อง Slicer ตารางหรือ PivotTable จะกรองแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับปุ่มนั้นทันที ถ้าอยากเลือกหลายรายการพร้อมกันให้กดปุ่มค้าง Ctrl แล้วคลิกทีละปุ่ม หรือถ้าจะยกเลิกการกรองทั้งหมดให้กดไอคอนรูปช่องตัดที่มุมขวาบนของกล่อง Slicer

ตัวอย่าง: กรองบัญชีรายรับ-รายจ่ายในบ้านด้วย Slicer

ลองนึกภาพตารางบันทึกรายจ่ายในบ้านที่มีคอลัมน์ วันที่ หมวดหมู่ และจำนวนเงิน สมมติอยากดูเฉพาะรายจ่ายหมวด “อาหาร” โดยไม่ต้องเปิด dropdown ไล่ติ๊ก ก็แค่แทรก Slicer จากคอลัมน์หมวดหมู่ แล้วคลิกปุ่ม “อาหาร” ตารางจะกรองให้ดูเฉพาะแถวนั้นทันที

จากตัวอย่าง เมื่อคลิกปุ่ม “อาหาร” ในกล่อง Slicer (ปุ่มที่ถูกเลือกจะไฮไลต์เข้มกว่าปุ่มอื่น) ตารางจะกรองเหลือแค่แถวที่ 2 และ 4 ทันที ไม่ต้องเปิด dropdown เลือกทีละรายการเหมือน AutoFilter แบบเดิม และถ้าอยากดูรายจ่ายเฉพาะเดือนใดเดือนหนึ่ง ก็แทรก Slicer เพิ่มอีกตัวจากคอลัมน์วันที่หรือเดือนได้เช่นกัน ใช้ร่วมกันได้หลายตัวพร้อมกันในตารางเดียว

ข้อควรระวังเวลาใช้ Slicer

• Slicer หนึ่งตัวเชื่อมกับ Table หรือ PivotTable เดียว ถ้าต้องการให้ Slicer ตัวเดียวกันควบคุมหลาย PivotTable พร้อมกัน (เช่นมี PivotTable สรุปหลายมุมมองในชีตเดียวกัน) ต้องตั้งค่าผ่านเมนู Slicer > Report Connections แล้วติ๊กเชื่อมกับ PivotTable ตัวอื่นเพิ่ม ไม่งั้น Slicer จะกรองแค่ตัวที่สร้างไว้ตัวเดียว
• จัดตำแหน่งและขนาดกล่อง Slicer ให้เหมาะสม อย่าวางทับข้อมูลในตาราง เพราะจะบังไม่ให้เห็นแถวที่ถูกกรองอยู่ ลากมุมกล่องปรับขนาดให้พอดีกับจำนวนปุ่มที่มี จะได้ดูง่ายไม่ต้องเลื่อนสกอร์ลภายในกล่อง
• ถ้าไม่ใช้ Slicer ตัวไหนแล้ว คลิกเลือกกล่องแล้วกด Delete ได้เลย ไม่กระทบข้อมูลในตาราง

สรุป

Slicer ช่วยให้การกรองข้อมูลใน Excel ทำได้เร็วและเห็นภาพรวมชัดกว่า AutoFilter แบบเดิม เหมาะมากกับตารางที่ต้องกรองบ่อยๆ อย่างบัญชีรายรับ-รายจ่ายในบ้าน ใครที่ยังไม่คุ้นกับการสร้างตารางหรือ PivotTable ก่อนใช้ Slicer แนะนำให้อ่านพื้นฐานเพิ่มเติมที่ การสร้างและใช้งาน Excel Table และ พื้นฐาน PivotTable เพื่อนำไปใช้งานร่วมกับ Slicer ได้เต็มประสิทธิภาพ