Checkbox ใน Excel ใช้งานยังไง ทำ Checklist แบบอินเตอร์แอคทีฟ

Excel 365 มีฟีเจอร์ใหม่ที่เรียกว่า Checkbox ให้แทรกลงในเซลล์ได้โดยตรง กดติ๊กได้เหมือนช่อง checkbox ทั่วไป แถมยังเอาไปผูกกับสูตรต่อได้ทันที ไม่ต้องเซ็ตอัพอะไรซับซ้อนเหมือนวิธีเก่า บทความนี้จะพาไปดูวิธีแทรก วิธีใช้ร่วมกับสูตร และตัวอย่างการนำไปทำ checklist ใช้จริงในบ้าน

Checkbox ใน Excel คืออะไร ต่างจาก Checklist แบบเก่ายังไง

ก่อนหน้านี้ถ้าอยากทำ checklist ใน Excel ต้องใช้ทางอ้อม เช่น Data Validation ผูกกับสัญลักษณ์ Wingdings แล้วพิมพ์ตัวอักษรเพื่อให้ขึ้นเครื่องหมายถูก หรือไม่ก็ต้องไปเปิด Developer tab แทรก Form Control ที่ตั้งค่ายุ่งยาก แต่ Checkbox ตัวใหม่ใน Excel 365 (อัปเดตตั้งแต่ปี 2024 เป็นต้นมา) เป็นออบเจ็กต์ที่ผูกกับเซลล์นั้นโดยตรง กดคลิกติ๊กได้เลยเหมือนใน To-Do List ทั่วไป และเมื่อติ๊กแล้วเซลล์จะเก็บค่าเป็น TRUE หรือ FALSE ให้สูตรอื่นดึงไปใช้ต่อได้ทันที ไม่ต้องแปลงค่าอะไรเพิ่ม

วิธีแทรก Checkbox ใน Excel

ขั้นตอนทำง่ายมาก ไม่กี่คลิกก็ใช้ได้เลย

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้มี Checkbox (เลือกได้หลายเซลล์พร้อมกันถ้าจะทำหลายแถว)
2. ไปที่แท็บ Insert บน Ribbon
3. กดปุ่ม Checkbox ในกลุ่มคำสั่ง Cells
4. Excel จะแทรก Checkbox ลงในเซลล์ที่เลือกไว้ทันที คลิกที่ตัว Checkbox เพื่อติ๊ก/ยกเลิกติ๊กได้เลย

เซลล์ที่ติ๊กแล้วจะมีค่าเป็น TRUE ส่วนเซลล์ที่ยังไม่ติ๊กจะเป็น FALSE — ค่านี้ดูได้จาก Formula Bar เวลาคลิกที่เซลล์นั้น และเอาไปอ้างอิงในสูตรอื่นได้เหมือนค่าปกติทั่วไป

ใช้สูตรอ่านค่าจาก Checkbox: นับจำนวนที่ติ๊กแล้วด้วย COUNTIF

เพราะ Checkbox เก็บค่าเป็น TRUE/FALSE จริงในเซลล์ เราจึงเอาไปนับจำนวนที่ติ๊กแล้วด้วย COUNTIF ได้ง่ายๆ

จากตัวอย่าง คอลัมน์ A เป็นเซลล์ที่แทรก Checkbox ไว้ พอติ๊กแล้วค่าจะกลายเป็น TRUE สูตร COUNTIF จึงนับได้ว่ามี 2 รายการที่เตรียมพร้อมแล้ว จากทั้งหมด 3 รายการ วิธีนี้เอาไปทำแถบสรุปความคืบหน้าไว้ด้านบนตารางได้เลยว่าทำไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์

ตัวอย่างใช้งานจริง: Checklist ของที่ต้องเตรียมไปเที่ยว

ลองนึกภาพก่อนไปเที่ยวกับครอบครัว แทนที่จะจดของที่ต้องเตรียมในกระดาษแล้วขีดฆ่าเอง ลองทำเป็นตาราง Excel แล้วแทรก Checkbox หน้าแต่ละรายการ เช่น พาสปอร์ต, ยาประจำตัว, ที่ชาร์จ, ปลั๊กแปลงไฟ จากนั้นใช้สูตร =COUNTIF(ช่วง Checkbox, TRUE) วางไว้ด้านบนตาราง จะได้เห็นทันทีว่าเตรียมของไปแล้วกี่ชิ้นจากทั้งหมด ไม่ต้องมานั่งไล่นับเองทีละบรรทัด แถมแชร์ไฟล์ให้สมาชิกในบ้านช่วยกันติ๊กผ่าน OneDrive ได้ด้วย

ตัวอย่างใช้งานจริง: Checklist งานบ้านประจำสัปดาห์ พร้อมขีดฆ่าอัตโนมัติ

อีกไอเดียที่ใช้ได้จริงในบ้านคือทำตารางงานบ้านประจำสัปดาห์ แบ่งงานให้สมาชิกแต่ละคน เช่น ล้างจาน ดูดฝุ่น รดน้ำต้นไม้ แล้วแทรก Checkbox ไว้หน้าชื่องานแต่ละอย่าง ให้ใครทำเสร็จแล้วมาติ๊กเอง จากนั้นตั้ง Conditional Formatting แบบ Custom Formula ให้ตรวจค่าจากเซลล์ Checkbox ว่าเป็น TRUE หรือไม่ ถ้าเป็น TRUE ให้ใส่ Strikethrough ขีดฆ่าชื่อรายการนั้นโดยอัตโนมัติ เห็นภาพงานที่เหลือได้ชัดเจนโดยไม่ต้องลบชื่อทิ้ง ถ้าสนใจตั้งค่า Conditional Formatting แบบ Custom Formula ให้ละเอียด อ่านเพิ่มได้ที่ บทความสอน Conditional Formatting

ข้อควรระวังเวลาใช้ Checkbox

• ต้องใช้ Excel 365 เวอร์ชันอัปเดตล่าสุดเท่านั้น ฟีเจอร์นี้ยังไม่มีใน Excel 2021, Excel 2019 หรือเวอร์ชันที่ซื้อขาดรุ่นเก่ากว่านั้น ถ้าเปิดไฟล์ในเครื่องที่ยังไม่อัปเดต อาจไม่เห็นปุ่ม Checkbox ใน Ribbon
• ระวังตำแหน่งเลื่อนตอนลบหรือคัดลอกเซลล์ เพราะ Checkbox เป็นออบเจ็กต์ที่ผูกกับเซลล์ ถ้าแทรก/ลบแถวหรือคอลัมน์ผ่านๆ บริเวณนั้น ตำแหน่ง Checkbox อาจไม่เลื่อนตามเซลล์แบบที่คาดไว้เป๊ะ ควรเช็คซ้ำหลังแก้โครงสร้างตาราง
• ถ้าต้องการให้ผู้ใช้เลือกได้จากรายการที่กำหนดไว้แทนการติ๊กถูก/ผิด แนะนำให้ใช้ Dropdown List แทน อ่านวิธีทำได้ที่ บทความสอน Dropdown List ด้วย Data Validation

สรุป

Checkbox ใน Excel 365 ทำให้การทำ checklist ง่ายขึ้นมาก แค่เลือกเซลล์แล้วกด Insert > Checkbox ก็ใช้งานได้ทันที ค่าที่ได้เป็น TRUE/FALSE เอาไปต่อยอดกับสูตรอย่าง COUNTIF หรือ Conditional Formatting ได้เลย เหมาะกับการทำ checklist ของใช้ก่อนเดินทาง หรือตารางงานบ้านประจำสัปดาห์ให้สมาชิกในครอบครัวช่วยกันติ๊ก ใครสนใจนำไปต่อยอดกับสูตรอื่นเพิ่มเติม อ่านต่อได้ที่ Dropdown List และ Conditional Formatting