ไฟล์ Excel ที่ทำเสร็จแล้วส่งให้คนอื่น มักมีข้อมูลแฝงที่มองไม่เห็นติดไปด้วยโดยไม่รู้ตัว เช่น ชื่อผู้เขียนคนล่าสุด ความคิดเห็นที่ลบไม่หมด หรือชีตที่ซ่อนไว้ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่อยากให้คนนอกเห็น Document Inspector คือเครื่องมือใน Excel ที่ช่วยสแกนหาข้อมูลแฝงเหล่านี้และลบทิ้งได้ในคลิกเดียว ก่อนส่งไฟล์ออกไป
Document Inspector ตรวจอะไรบ้าง
| รายการที่ตรวจ | คืออะไร |
| Comments and Annotations | ความคิดเห็น/บันทึกย่อที่ใส่ไว้ในเซลล์ |
| Document Properties and Personal Information | ชื่อผู้สร้าง ผู้แก้ไขล่าสุด องค์กร วันที่สร้างไฟล์ |
| Headers and Footers | ข้อความหัว-ท้ายกระดาษที่อาจมีข้อมูลภายใน |
| Hidden Rows and Columns | แถว/คอลัมน์ที่ซ่อนไว้ซึ่งอาจมีข้อมูลลับ |
| Hidden Worksheets | ชีตที่ซ่อนไว้ทั้งชีต |
| Custom XML Data | ข้อมูลแฝงจากปลั๊กอินหรือระบบเชื่อมต่ออื่น |
วิธีใช้งาน
| ขั้นตอน | วิธีทำ |
| 1 | ไปที่ File > Info > Check for Issues > Inspect Document |
| 2 | Excel จะให้เลือกว่าอยากตรวจอะไรบ้าง (ปกติเลือกครบทุกช่องไว้ก่อน) แล้วกด Inspect |
| 3 | ระบบจะแสดงผลว่าพบข้อมูลแฝงประเภทไหนบ้าง พร้อมปุ่ม Remove All ในแต่ละหมวด |
| 4 | กด Remove All เฉพาะหมวดที่ต้องการลบจริงๆ แล้วบันทึกไฟล์อีกครั้ง |
Document Inspector
Comments and Annotationsพบข้อมูล!
Document Properties and Personal Informationพบข้อมูล!
Hidden Rows and Columnsพบข้อมูล!
Hidden Worksheetsไม่พบข้อมูล
ภาพจำลองหน้าจอ Document Inspector (ไม่มีสกรีนช็อตจริงจาก Microsoft ให้ใช้ในปัจจุบัน เพราะหน้าเอกสารทางการเปลี่ยนเป็นคำอธิบายข้อความล้วนแล้ว)
ข้อควรระวังก่อนใช้
| ข้อควรระวัง | รายละเอียด |
| ลบแล้วกู้คืนยาก | ควรบันทึกไฟล์สำเนาต้นฉบับเก็บไว้ก่อนลบ เผื่อยังต้องใช้ข้อมูลที่ถูกลบภายหลัง |
| ตรวจก่อนลบให้ดี | อย่ากด Remove All ทุกหมวดโดยไม่ดู เพราะบางไฟล์อาจตั้งใจซ่อนชีต/แถวไว้ด้วยเหตุผลทางธุรกิจ |
| ใช้ตอนไหนดีที่สุด | ทำเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนส่งไฟล์ออกจากองค์กรหรืออัปโหลดสาธารณะ |
สรุป
Document Inspector ช่วยลดความเสี่ยงข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลที่ไม่ตั้งใจให้เห็นหลุดไปกับไฟล์ที่ส่งออก เหมาะทำเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนแชร์ไฟล์ทุกครั้ง ถ้าไฟล์มีการซ่อนแถวหรือคอลัมน์ไว้ตั้งใจและอยากเข้าใจการทำงานเพิ่มเติม อ่านต่อได้ที่ Group/Outline ใน Excel ยุบแถว-คอลัมน์ให้ตารางอ่านง่าย
