พิมพ์ตารางยาวๆ ที่มีหลายสิบหน้าออกมา แล้วพอเปิดดูหน้า 3 หน้า 4 กลับไม่รู้ว่าคอลัมน์ไหนคือคอลัมน์อะไรเพราะหัวตารางอยู่แค่หน้าแรกไหมครับ ปัญหานี้แก้ได้ด้วย Print Titles ฟีเจอร์ที่สั่งให้แถวหรือคอลัมน์หัวตารางพิมพ์ซ้ำทุกหน้าโดยอัตโนมัติ
Print Titles ต่างจากการตั้งพิมพ์พอดีหน้ากระดาษยังไง
ถ้าแค่อยากให้ตารางพิมพ์ไม่ตกขอบกระดาษ ต้องใช้ Scale to Fit ซึ่งเป็นคนละเรื่องกัน (อ่านเพิ่มเติมได้ที่ วิธีตั้งค่าพิมพ์ Excel ให้พอดีหน้ากระดาษ) ส่วน Print Titles เจาะจงแก้ปัญหาหัวตารางหายไปตอนขึ้นหน้าใหม่โดยเฉพาะ ใช้คู่กันได้เลยไม่ขัดแย้งกัน
วิธีตั้งค่า Print Titles
ไปที่แท็บ Page Layout กด Print Titles ในกลุ่ม Page Setup จะเปิดหน้าต่างขึ้นมา ให้ไปที่ช่อง Rows to repeat at top แล้วคลิกเลือกแถวหัวตารางที่ต้องการให้ซ้ำทุกหน้า (เช่น แถวที่ 1) จากนั้นกด OK
จากตัวอย่าง แถวหัวตาราง “รหัส | สินค้า | ยอดขาย” จะพิมพ์ซ้ำอยู่บนสุดของทุกหน้า แม้หน้า 2 จะเป็นข้อมูลแถวที่ 45-47 ก็ยังเห็นหัวตารางกำกับอยู่เหมือนเดิม ไม่ต้องเปิดเทียบกับหน้าแรกให้เสียเวลา
ตั้งคอลัมน์ซ้ำด้านซ้ายก็ทำได้เหมือนกัน
ถ้าตารางกว้างมากจนต้องพิมพ์หลายหน้าตามแนวขวาง ให้ใช้ช่อง Columns to repeat at left ในหน้าต่างเดียวกัน เลือกคอลัมน์ที่มีชื่อรายการ (เช่น คอลัมน์ A) จะได้ไม่ต้องเดาว่าแถวไหนคือสินค้าอะไรตอนเลื่อนไปหน้าทางขวา
เช็คผลก่อนพิมพ์จริงด้วย Print Preview
หลังตั้งค่าเสร็จ กด Ctrl+P เพื่อดู Print Preview ก่อนเสมอ เลื่อนดูหน้า 2 หน้า 3 เพื่อยืนยันว่าหัวตารางซ้ำจริงตามที่ตั้งไว้ ถ้ายังไม่เห็นให้กลับไปเช็คว่าเลือกแถว/คอลัมน์ถูกจุดหรือยัง
ข้อควรระวัง
Print Titles เป็นการตั้งค่าระดับ “หน้ากระดาษที่จะพิมพ์” ไม่ได้ใส่แถวซ้ำเข้าไปในตารางจริง ดังนั้นเวลาคัดลอกข้อมูลไปใช้ที่อื่นหรือส่งไฟล์ Excel ให้คนอื่น การตั้งค่านี้จะไม่ติดไปด้วย ต้องตั้งใหม่ในไฟล์ปลายทางถ้าต้องการผลแบบเดียวกัน
สรุป
Print Titles ช่วยให้เอกสารยาวหลายหน้าอ่านง่ายขึ้นตอนพิมพ์ออกมา โดยไม่ต้องคอยเปิดเทียบกับหน้าแรกว่าคอลัมน์ไหนคืออะไร ตั้งค่าง่ายๆ ผ่านแท็บ Page Layout ใช้คู่กับ การตั้งพิมพ์พอดีหน้ากระดาษ จะได้เอกสารที่พร้อมแจกจ่ายแบบมืออาชีพ
