เคยพิมพ์รายการที่ต้องเว้นระยะให้ตัวเลขหรือราคาชิดขวาเป๊ะๆ ในทุกบรรทัด แล้วกด Spacebar เว้นวรรคเองจนบรรทัดเยื้องไม่เท่ากันไหมครับ ปัญหานี้เกิดเพราะ Word ใช้ฟอนต์แบบ Proportional (ความกว้างตัวอักษรไม่เท่ากัน) การเว้นวรรคด้วยมือเลยจัดตำแหน่งให้ตรงกันไม่ได้จริง ทางแก้คือใช้ Ruler กับ Tab Stops แทน
Ruler คืออะไร เปิดยังไง
Ruler คือไม้บรรทัดที่แสดงอยู่ด้านบนและด้านซ้ายของหน้าเอกสาร ใช้ดูระยะขอบกระดาษและตั้งระยะเยื้องได้ ถ้ายังไม่เห็น ให้ไปที่แท็บ View แล้วติ๊กถูกที่ช่อง Ruler
Tab Stops คืออะไร
Tab Stops คือจุดที่กำหนดไว้บน Ruler ว่าเมื่อกดปุ่ม Tab เคอร์เซอร์จะกระโดดไปหยุดตรงตำแหน่งไหน ต่างจากการกด Spacebar เว้นวรรคตรงที่ Tab Stops จัดตำแหน่งให้ตรงกันเป๊ะทุกบรรทัด ไม่ว่าข้อความก่อนหน้าจะยาวสั้นแค่ไหน
สังเกตว่าราคาทุกบรรทัดชิดขวาตรงกันเป๊ะ แม้ชื่อสินค้าจะยาวสั้นไม่เท่ากัน เพราะกด Tab แล้วเคอร์เซอร์กระโดดไปหยุดที่ตำแหน่ง Tab Stop เดียวกันทุกครั้ง ต่างจากการเว้นวรรคด้วย Spacebar ที่จะเยื้องไม่ตรงกันทันทีถ้าความยาวชื่อสินค้าไม่เท่ากัน
วิธีตั้ง Tab Stop
คลิกเลือกไอคอนรูปตัว L มุมซ้ายบนของ Ruler เพื่อเลือกประเภท Tab Stop (Left, Center, Right, Decimal) แล้วคลิกที่ตำแหน่งบน Ruler ที่ต้องการให้เป็นจุดหยุด จะเห็นสัญลักษณ์เล็กๆ ปรากฏขึ้นตรงจุดที่คลิก จากนั้นกด Tab บนคีย์บอร์ดตอนพิมพ์ข้อความ เคอร์เซอร์จะกระโดดไปหยุดตรงจุดนั้นทันที
ประเภท Tab Stop แต่ละแบบ
| ประเภท | ใช้ตอนไหน |
| Left Tab | ข้อความชิดซ้ายกับจุดที่ตั้งไว้ (ค่าเริ่มต้น) |
| Center Tab | ข้อความจัดกึ่งกลางจุดที่ตั้งไว้ |
| Right Tab | ข้อความชิดขวากับจุดที่ตั้งไว้ เหมาะกับตัวเลข/ราคา |
| Decimal Tab | จัดให้จุดทศนิยมตรงกันทุกบรรทัด เหมาะกับตัวเลขที่มีทศนิยม |
ตั้งระยะเยื้องย่อหน้าผ่าน Ruler
บน Ruler จะมีสัญลักษณ์รูปนาฬิกาทรายเล็กๆ ทางซ้าย ลากส่วนบน (First Line Indent) เพื่อเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้า และลากส่วนล่าง (Hanging Indent) เพื่อเยื้องบรรทัดที่เหลือของย่อหน้าเดียวกัน วิธีนี้แม่นยำกว่าการกด Tab หรือ Spacebar ที่ต้นบรรทัดมาก
ลบ Tab Stop ที่ตั้งไว้
คลิกที่สัญลักษณ์ Tab Stop บน Ruler แล้วลากออกนอกแถบ Ruler เพื่อลบทิ้ง หรือดับเบิลคลิกที่สัญลักษณ์เพื่อเปิดหน้าต่าง Tabs แล้วกด Clear หรือ Clear All เพื่อล้างทั้งหมด
สรุป
Ruler และ Tab Stops ช่วยจัดตำแหน่งข้อความให้ตรงกันเป๊ะทุกบรรทัดโดยไม่ต้องเว้นวรรคเอง เหมาะกับการทำรายการราคา สารบัญ หรือฟอร์มที่ต้องเรียงคอลัมน์ให้ตรงกัน เปิด Ruler จากแท็บ View แล้วเลือกประเภท Tab Stop ที่เหมาะกับงาน ลองอ่านเพิ่มเติมเรื่อง Word Multiple Columns ถ้าต้องจัดข้อความเป็นหลายคอลัมน์แบบหนังสือพิมพ์ด้วย
