ทำงานร่วมกับคนในครอบครัวหรือเพื่อนบนเอกสารเดียวกัน ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาให้สับสนว่าใครแก้ไขล่าสุด Word มีฟีเจอร์ Co-authoring ให้หลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกันพร้อมกันแบบเรียลไทม์ เห็นการเปลี่ยนแปลงของกันและกันทันที
Co-authoring คืออะไร
Co-authoring คือการที่หลายคนเปิดและแก้ไขเอกสาร Word ไฟล์เดียวกันพร้อมกัน โดยเห็นตำแหน่งที่แต่ละคนกำลังพิมพ์อยู่ และเห็นตัวอักษรที่พิมพ์ปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอบันทึกแล้วส่งไฟล์กลับไปมา
วิธีเริ่มทำงานร่วมกัน
- บันทึกเอกสารไว้ใน OneDrive ก่อน (เงื่อนไขจำเป็นสำหรับ Co-authoring)
- กดปุ่ม Share มุมขวาบนของ Word
- พิมพ์อีเมลของคนที่ต้องการเชิญ แล้วเลือกสิทธิ์ «Can edit» (แก้ไขได้)
- กด Send คนที่ได้รับเชิญจะได้ลิงก์เปิดเอกสารทางอีเมล
เมื่อทำงานร่วมกันแล้วเห็นอะไรบ้าง
- เห็นชื่อ/สีของแต่ละคนที่กำลังพิมพ์อยู่ตำแหน่งไหนของเอกสาร
- ข้อความที่คนอื่นพิมพ์จะปรากฏขึ้นทันทีโดยไม่ต้องรีเฟรช
- ระบบบันทึก Version History ให้อัตโนมัติ ย้อนดูได้ว่าใครแก้ไขอะไรตอนไหน
ต้องเปิด AutoSave ด้วยไหม
Co-authoring ทำงานคู่กับ AutoSave เสมอ เพราะไฟล์ต้องอยู่บน OneDrive และเปิด AutoSave ไว้ การเปลี่ยนแปลงของทุกคนถึงจะซิงก์และแสดงผลแบบเรียลไทม์ได้
ข้อควรรู้
- ถ้าใช้ Word เวอร์ชันเก่ากว่า Office 2010 หรือไม่มีแพ็กเกจ Microsoft 365 ยังแก้ไขพร้อมกันได้ แต่จะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ ต้องกดบันทึกเป็นระยะเพื่อซิงก์
- ให้สิทธิ์เฉพาะคนที่ไว้ใจ เพราะสิทธิ์ «Can edit» แก้ไขเนื้อหาในเอกสารได้ทั้งหมด
บทความที่เกี่ยวข้อง: คอมเมนต์แบบใหม่ใน Word (ตอบกลับ/resolve/@mention)
