เคยต้องสลับไปมาระหว่างมุมมอง “ดูทุกคอลัมน์” กับ “ซ่อนบางคอลัมน์ไว้ตอนพิมพ์” ในไฟล์เดียวกันไหมครับ ถ้าต้องมานั่งซ่อน-เลิกซ่อนคอลัมน์เองทุกครั้งก็เสียเวลา Excel มีฟีเจอร์ Custom Views ที่บันทึกการตั้งค่าการแสดงผลไว้เป็นชุดๆ แล้วสลับกลับมาใช้ได้ในคลิกเดียว
Custom Views คืออะไร
Custom Views คือการบันทึก “สภาพหน้าจอปัจจุบัน” ของ Excel ไว้เป็นชื่อที่ตั้งเอง ครอบคลุมทั้งคอลัมน์/แถวที่ซ่อนอยู่ ขนาดคอลัมน์ ตำแหน่ง Freeze Panes ที่ตั้งไว้ ตัวกรอง (Filter) ที่เปิดอยู่ และการตั้งค่าพิมพ์ (Print Settings) ของตอนนั้น เมื่อบันทึกไว้แล้วสามารถกลับมาเรียกใช้มุมมองเดิมได้ทันทีโดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่ทุกครั้ง
วิธีสร้าง Custom View
ตั้งค่าหน้าจอให้เป็นแบบที่ต้องการก่อน (เช่น ซ่อนคอลัมน์ที่ไม่ใช้ กรองเฉพาะข้อมูลบางแถว) แล้วไปที่แท็บ View กด Custom Views จากนั้นกด Add ตั้งชื่อมุมมอง (เช่น “สรุปเดือน” หรือ “รายละเอียดเต็ม”) แล้วกด OK
จากตัวอย่าง ไฟล์เดียวกันมีการบันทึกไว้ 3 มุมมอง แต่ละมุมมองจำการซ่อนคอลัมน์และตัวกรองที่ต่างกันไว้ให้ พอต้องการดูแบบสรุป กด Custom Views เลือก “สรุปเดือน” แล้วกด Show หน้าจอจะเปลี่ยนไปตามที่บันทึกไว้ทันที ไม่ต้องไล่ซ่อนคอลัมน์เองใหม่ทุกครั้ง
เรียกใช้มุมมองที่บันทึกไว้
ไปที่แท็บ View กด Custom Views เลือกชื่อมุมมองที่ต้องการจากลิสต์ แล้วกด Show Excel จะปรับหน้าจอกลับไปตามการตั้งค่าที่บันทึกไว้ทันที
ข้อควรระวัง
Custom Views ใช้ไม่ได้กับไฟล์ที่มี Excel Table (ตารางที่กด Ctrl+T แปลงไว้) ถ้าจะใช้ฟีเจอร์นี้ ต้องแปลงกลับเป็นช่วงข้อมูลปกติ (Convert to Range) ก่อน นอกจากนี้ Custom Views จะไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลจริง เป็นแค่การบันทึก “การแสดงผล” เท่านั้น ถ้าแก้ตัวเลขในเซลล์ ทุกมุมมองจะเห็นค่าที่เปลี่ยนเหมือนกันหมด
สรุป
Custom Views ช่วยประหยัดเวลาไม่ต้องตั้งค่าการแสดงผลซ้ำๆ ทุกครั้งที่ต้องสลับมุมมอง เหมาะกับไฟล์ที่ต้องใช้หลายรูปแบบ เช่น มุมมองสรุปกับมุมมองรายละเอียดเต็ม บันทึกครั้งเดียวแล้วสลับได้เร็วผ่านแท็บ View ลองใช้ร่วมกับ Freeze Panes เพื่อให้แต่ละมุมมองอ่านง่ายขึ้นไปอีก
