วิธีลบข้อมูลซ้ำ (Remove Duplicates) ใน Excel

ข้อมูลซ้ำในตาราง Excel เป็นปัญหาที่พบบ่อย เช่น รายชื่อลูกค้าที่กรอกซ้ำ หรือรายการสินค้าที่ import มาซ้อนกัน Excel มีเครื่องมือ Remove Duplicates ที่ลบแถวซ้ำออกให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องไล่ดูเอง

วิธีลบข้อมูลซ้ำ

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ (หรือคลิกจุดใดจุดหนึ่งในตารางถ้าข้อมูลอยู่ในรูปแบบ Table)
2. ไปที่แท็บ Data แล้วเลือก Remove Duplicates
3. ในหน้าต่างที่ขึ้นมา ติ๊กเลือกคอลัมน์ที่ต้องการใช้เช็คความซ้ำ (ถ้าต้องการเช็คทุกคอลัมน์พร้อมกัน ให้ติ๊กทั้งหมด)
4. กด OK ระบบจะแจ้งจำนวนแถวที่ถูกลบออก และจำนวนแถวที่เหลืออยู่

ข้อควรระวัง

• Remove Duplicates จะลบข้อมูลถาวร ทันทีที่กด OK ควรสำรองไฟล์ต้นฉบับไว้ก่อน หรือกด Ctrl+Z ทันทีถ้าลบผิด
• ถ้าติ๊กเช็คแค่บางคอลัมน์ (เช่น เช็คเฉพาะคอลัมน์อีเมล) แถวที่มีอีเมลซ้ำกันจะถูกลบ ถึงแม้ข้อมูลคอลัมน์อื่นจะไม่เหมือนกันก็ตาม ต้องเลือกคอลัมน์ให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการเช็คจริงๆ
• แถวแรกที่เจอจะถูกเก็บไว้เสมอ ส่วนแถวที่ซ้ำตามมาทีหลังจะถูกลบ

ดูข้อมูลซ้ำก่อนลบด้วย Conditional Formatting

ถ้าอยากดูก่อนว่าข้อมูลไหนซ้ำบ้างโดยยังไม่ลบทันที ให้เลือกช่วงข้อมูล ไปที่ Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values Excel จะไฮไลต์สีให้เห็นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด ก่อนตัดสินใจว่าจะลบหรือไม่

สรุป

Remove Duplicates ช่วยทำความสะอาดข้อมูลได้เร็วมาก แต่ควรสำรองไฟล์ก่อนใช้เสมอ เพราะเป็นการลบถาวร ถ้าไม่มั่นใจให้ลองไฮไลต์ดูข้อมูลซ้ำด้วย Conditional Formatting ก่อนตัดสินใจลบจริง