Convert Text to Table ใน Word แปลงข้อความเป็นตารางในคลิกเดียว

เคยพิมพ์ข้อมูลเป็นบรรทัดๆ คั่นด้วยจุลภาคหรือ Tab แล้วมานึกได้ทีหลังว่าอยากให้เป็นตารางไหม ไม่ต้องลบทิ้งแล้วพิมพ์ใหม่ในตาราง Word มีฟีเจอร์ Convert Text to Table ที่แปลงข้อความที่มีอยู่แล้วให้กลายเป็นตารางได้ทันที และกลับด้านทำ Table to Text ก็ได้เช่นกัน

เตรียมข้อความก่อนแปลง

ก่อนแปลง ต้องมีตัวคั่น (separator) ในข้อความให้ Word รู้ว่าจะแบ่งคอลัมน์ตรงไหน เช่น จุลภาค (,) หรือ Tab ระหว่างแต่ละคอลัมน์ และกด Enter ขึ้นบรรทัดใหม่ทุกครั้งที่จะขึ้นแถวใหม่ ถ้าไม่แน่ใจว่าข้อความมีตัวคั่นอะไรอยู่ ให้ไปที่แท็บ Home แล้วคลิกไอคอน Show/Hide ¶ เพื่อดูสัญลักษณ์ที่ซ่อนอยู่ก่อน

วิธีแปลงข้อความเป็นตาราง

1. เลือก (select) ข้อความทั้งหมดที่ต้องการแปลง
2. ไปที่แท็บ Insert > Table > Convert Text to Table
3. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมา เช็คตัวเลข Number of columns และ Number of rows ว่าตรงกับที่ต้องการ
4. เลือก Separate text at ให้ตรงกับตัวคั่นที่ใช้จริงในข้อความ เช่น Commas หรือ Tabs
5. กด OK

วิธีแปลงตารางกลับเป็นข้อความ

1. คลิกที่ไหนก็ได้ในตารางที่ต้องการแปลงกลับ
2. ไปที่แท็บ Layout (แท็บที่ปรากฏเมื่อเลือกตารางอยู่) แล้วคลิก Convert to Text
3. เลือกตัวคั่นที่ต้องการให้ใช้แทนเส้นตาราง เช่น Tabs หรือ Commas
4. กด OK

เมื่อไหร่ควรใช้ฟีเจอร์นี้

• ก็อปข้อมูลจากอีเมลหรือเว็บไซต์ที่คั่นด้วยจุลภาคมาวางในเอกสาร แล้วอยากจัดเป็นตารางให้อ่านง่ายขึ้น
• มีรายชื่อคั่นด้วย Tab จากโปรแกรมอื่น ต้องการแปลงเป็นตารางเพื่อจัดฟอร์แมตต่อใน Word
• มีตารางอยู่แล้วแต่ต้องการเอาไปวางในอีเมลหรือระบบที่ไม่รองรับตาราง เลยต้องแปลงกลับเป็นข้อความธรรมดา

สรุป

Convert Text to Table ช่วยประหยัดเวลาได้มากเวลาต้องจัดข้อมูลที่พิมพ์ไปแล้วให้เป็นตาราง ไม่ต้องลบแล้วพิมพ์ใหม่ในตาราง เรื่องสำคัญที่สุดคือต้องมีตัวคั่นที่ชัดเจนในข้อความก่อนแปลงเสมอ ถ้าอยากสร้างตารางใหม่ตั้งแต่ต้นแทน สามารถดูวิธีได้ที่ Insert Table