Content Controls ใน Word สร้างแบบฟอร์มกรอกข้อมูลในเอกสาร

ต้องการสร้างแบบฟอร์มให้คนอื่นกรอกข้อมูลในไฟล์ Word เอง เช่น ใบสมัคร แบบสอบถาม หรือใบลงทะเบียน โดยมีช่องกรอกข้อความ checkbox หรือ dropdown ให้เลือกแทนการพิมพ์อิสระ Word มีเครื่องมือ Content Controls ที่ทำแบบฟอร์มแบบนี้ได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมอื่น

เปิดใช้งานแท็บ Developer ก่อน

Content Controls อยู่ในแท็บ Developer ซึ่งไม่ได้เปิดแสดงมาเป็นค่าเริ่มต้น ต้องเปิดเองก่อน:

1. คลิกขวาที่ริบบอนแล้วเลือก Customize the Ribbon
2. ในลิสต์ทางขวา ติ๊กเลือก Developer
3. กด OK

วิธีแทรก Content Controls

1. วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่ต้องการใส่ช่องกรอก
2. ไปที่แท็บ Developer ที่เปิดไว้แล้ว
3. ดูที่กลุ่ม Controls เลือกประเภทที่ต้องการ

ประเภท Content Controls ที่ใช้บ่อย

• Rich Text / Plain Text Content Control — ช่องกรอกข้อความอิสระ
• Check Box Content Control — ช่องติ๊กถูก เหมาะกับตัวเลือกใช่/ไม่ใช่
• Drop-Down List Content Control — เมนูให้เลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• Date Picker Content Control — ช่องเลือกวันที่จากปฏิทินป๊อปอัป

ตั้งค่ารายละเอียดของแต่ละช่อง

หลังแทรก Content Control แล้ว คลิกเลือกช่องนั้น แล้วคลิก Properties ในกลุ่ม Controls เพื่อตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น กำหนดรายการตัวเลือกใน Dropdown List หรือใส่ข้อความ placeholder แนะนำผู้กรอก

ล็อกไม่ให้แก้ไขส่วนอื่นของฟอร์ม

เมื่อสร้างช่องกรอกครบแล้ว ควรล็อกไม่ให้ผู้กรอกไปแก้ไขข้อความส่วนอื่นของฟอร์มโดยไม่ตั้งใจ ใช้ฟีเจอร์ Restrict Editing เลือกโหมด Filling in forms เพื่อให้กรอกได้เฉพาะช่อง Content Controls เท่านั้น ส่วนอื่นของเอกสารจะแก้ไขไม่ได้

สรุป

Content Controls เหมาะกับการสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการควบคุมรูปแบบการกรอกข้อมูลให้เป็นระเบียบ ไม่ปล่อยให้พิมพ์อิสระทั้งหมด ใช้ร่วมกับ Restrict Editing โหมด Filling in forms เพื่อป้องกันไม่ให้ใครไปแก้ไขโครงสร้างฟอร์มโดยไม่ตั้งใจ