อยากโชว์ตารางข้อมูลจาก Excel ในสไลด์ แต่ถ้าข้อมูลต้นทางเปลี่ยนบ่อยๆ การแปะเป็นรูปหรือตารางนิ่งๆ ต้องคอยอัปเดตเองทุกครั้ง ลองแทรก Excel เป็น Object แบบเชื่อมโยง (Linked) แทน จะอัปเดตตามไฟล์ต้นฉบับให้อัตโนมัติ
วิธีแทรก Excel Spreadsheet
- ไปที่แท็บ Insert > Object
- เลือก Create from file
- กด Browse… เลือกไฟล์ Excel ต้นฉบับ
- ถ้าต้องการให้อัปเดตตามไฟล์ต้นฉบับอัตโนมัติ ให้ติ๊กเลือก Link ก่อนกด OK
ฝัง (Embed) กับเชื่อมโยง (Link) ต่างกันยังไง
- ฝัง (ไม่ติ๊ก Link) — คัดลอกข้อมูล Excel ณ ขณะนั้นเข้ามาเก็บในไฟล์ pptx เลย แก้ไขได้จากในสไลด์โดยดับเบิลคลิก แต่จะไม่อัปเดตตามไฟล์ต้นฉบับอีกถ้าไฟล์ Excel เปลี่ยนภายหลัง
- เชื่อมโยง (ติ๊ก Link) — สไลด์แค่ชี้ไปยังไฟล์ Excel ต้นฉบับ ถ้าข้อมูลในไฟล์ Excel เปลี่ยน ตารางในสไลด์จะอัปเดตตามให้เองเมื่อเปิดไฟล์ pptx ใหม่ แต่ต้องพกไฟล์ Excel ต้นฉบับติดไปด้วยเสมอ ถ้าย้ายไฟล์หรือเปลี่ยนชื่อ ลิงก์จะขาด
วิธีทางเลือก: คัดลอก-วางแบบกำหนดเอง
อีกวิธีคือเลือกเซลล์ใน Excel แล้วคัดลอก (Ctrl+C) มาวางในสไลด์ (Ctrl+V) จะมีตัวเลือก Paste ให้เลือกว่าจะ Use Destination Styles (ปรับสีตามธีม PowerPoint), Keep Source Formatting (คงรูปแบบเดิมจาก Excel) หรือ Embed (ฝังเป็นสเปรดชีตแก้ไขได้)
อัปเดตข้อมูลที่เชื่อมโยงไว้ด้วยตนเอง
ถ้าไม่อยากรอเปิดไฟล์ใหม่ ไปที่ File > Info > Edit Links to Files แล้วกด Update Now เพื่อดึงข้อมูลล่าสุดจากไฟล์ Excel มาอัปเดตในสไลด์ได้ทันที
ถ้าแค่ต้องการโชว์ข้อมูลเป็นกราฟแทนตารางตัวเลข ดูวิธีได้ที่ Insert Chart ใน PowerPoint
