บางครั้งเราอยากให้คนอื่นอ่านโน้ตของเรา เช่น สรุปประชุม คู่มือใช้งาน หรือรายการของที่ต้องซื้อ แต่ ไม่อยากให้เขาแก้ เผื่อเผลอลบหรือพิมพ์ทับ OneNote รองรับการแชร์แบบ “ดูอย่างเดียว” (view-only) ได้ ทั้งระดับสมุดทั้งเล่มและระดับหน้าเดียว บทความนี้สอนวิธีตั้งและวิธีถอนสิทธิ์ทีหลัง
แชร์ทั้งสมุดแบบดูอย่างเดียว
| ขั้นตอน | ทำอะไร |
|---|---|
| 1 | เปิดสมุดที่จะแชร์ กดปุ่ม แชร์ (Share) ที่มุมบนขวา |
| 2 | ก่อนพิมพ์อีเมลผู้รับ ให้คลิกที่ช่องสิทธิ์ (มักเขียนว่า “แก้ไขได้”) |
| 3 | เปลี่ยนเป็น ดูได้อย่างเดียว (Can view) |
| 4 | พิมพ์อีเมลผู้รับ ใส่ข้อความสั้น ๆ แล้วกด ส่ง หรือกด คัดลอกลิงก์ เพื่อส่งเองทางแชต |
ผู้รับจะเปิดสมุดผ่าน OneNote บนเว็บได้ทันที เห็นทุกส่วนทุกหน้า แต่แถบเครื่องมือแก้ไขจะถูกซ่อน
แชร์แค่หน้าเดียว
ถ้าไม่อยากเปิดทั้งเล่ม แชร์เฉพาะหน้าได้
- คลิกขวาที่ชื่อหน้าในรายการหน้า
- เลือก คัดลอกลิงก์ไปยังหน้า (Copy Link to Page)
- วางลิงก์ส่งให้ผู้รับ คนที่เปิดจะเห็นเฉพาะหน้านั้น
ระดับสิทธิ์ของลิงก์หน้าจะอิงตามการตั้งค่าแชร์ของสมุด ถ้าสมุดตั้งเป็นดูอย่างเดียว ลิงก์หน้าก็ดูอย่างเดียวตาม
จัดการหรือยกเลิกการเข้าถึง
| ขั้นตอน | ทำอะไร |
|---|---|
| 1 | กดปุ่ม แชร์ อีกครั้ง แล้วเลือก จัดการการเข้าถึง (Manage Access) |
| 2 | จะเห็นรายชื่อทุกคนที่เข้าถึงได้ และลิงก์ที่สร้างไว้ |
| 3 | เปลี่ยนสิทธิ์รายคนจาก “แก้ไขได้” เป็น “ดูอย่างเดียว” หรือกลับกัน |
| 4 | กด หยุดแชร์ ที่ลิงก์ เพื่อทำให้ลิงก์เดิมใช้ไม่ได้ทันที |
ข้อควรรู้เรื่องความปลอดภัย
- “ดูอย่างเดียว” กันการแก้ไขในตัวโปรแกรม แต่กันการ จับภาพหน้าจอ หรือ พิมพ์เนื้อหาตามเอง ไม่ได้ อย่าใส่ข้อมูลลับสุด ๆ ในสิ่งที่แชร์
- ถ้าเลือก “ทุกคนที่มีลิงก์” หมายถึงใครก็ตามที่ได้ลิงก์ต่อ ๆ กันก็เปิดได้ ถ้าต้องการจำกัดจริง ให้แชร์แบบระบุอีเมลรายคน
- บางบัญชีตั้ง วันหมดอายุ และ รหัสผ่าน ให้ลิงก์ได้ ใช้เมื่อแชร์ข้อมูลที่ควรเข้าถึงชั่วคราว
- ตรวจ “จัดการการเข้าถึง” เป็นระยะ เอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องแล้วออก
แก้ปัญหาที่พบบ่อย
| อาการ | วิธีแก้ |
|---|---|
| ผู้รับบอกว่าแก้โน้ตได้ทั้งที่ตั้งดูอย่างเดียว | ลิงก์เก่าถูกสร้างตอนตั้งเป็นแก้ไขได้ ให้หยุดแชร์ลิงก์เดิมแล้วสร้างลิงก์ใหม่แบบดูอย่างเดียว |
| ผู้รับเปิดลิงก์ไม่ได้ ขอให้ล็อกอิน | คุณแชร์แบบระบุอีเมล ผู้รับต้องล็อกอินบัญชี Microsoft ของอีเมลนั้น หรือเปลี่ยนเป็นลิงก์ “ทุกคนที่มีลิงก์ ดูได้” |
| อยากให้ดูได้เฉพาะบางส่วน | OneNote แชร์ได้ระดับสมุดหรือหน้า ไม่ได้ระดับย่อหน้า ให้ย้ายเนื้อหาที่จะแชร์ไปสมุด/หน้าใหม่ |
| ยกเลิกแชร์แล้วผู้รับยังเห็นอยู่ | เขาอาจเปิดค้างไว้ ให้เขารีเฟรช ลิงก์จะใช้ไม่ได้แล้ว |
อ่านต่อ: จดและแชร์สมุด OneNote ให้ครอบครัวเข้าถึงร่วมกัน และ ส่งออกหน้าเป็น PDF หรือ Word
