สร้างแบบสอบถามและแบบฟอร์มลงทะเบียนฟรีด้วย Microsoft Forms ทีละขั้น พร้อมวิธีส่งและดูผลตอบกลับ

จะนัดเพื่อนไปเที่ยวแล้วต้องรอตอบทีละคนในไลน์กลุ่ม จะเก็บรายชื่อคนมางานเลี้ยงรุ่นแล้วข้อความหายกลางแชต หรืออยากทำแบบสอบถามสั้นๆ ให้ลูกค้าช่วยตอบ ปัญหาทั้งหมดนี้แก้ได้ด้วย Microsoft Forms เครื่องมือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่เปรียบเหมือนกระดาษลงทะเบียนที่ทุกคนกรอกผ่านมือถือได้ และคำตอบทั้งหมดจะมารวมกันให้เรียบร้อย แถมใช้งานได้ด้วยบัญชี Microsoft ส่วนตัวที่เรามีอยู่แล้ว บทความนี้อธิบายตามเอกสารของ Microsoft ทีละขั้น ตั้งแต่สร้าง ส่ง ไปจนถึงดูผล

Microsoft Forms ทำอะไรได้บ้าง

ตามที่ Microsoft อธิบาย Forms ใช้สร้างแบบสำรวจ (survey) แบบทดสอบ (quiz) และโพล (poll) แล้วดูผลลัพธ์ได้ทันทีที่มีคนตอบ เหมาะกับงานในชีวิตประจำวัน เช่น

• ลงทะเบียนงานเลี้ยง งานแต่ง หรืองานรวมญาติ
• โหวตเลือกวันและสถานที่ไปเที่ยวกับเพื่อน
• แบบสอบถามความพึงพอใจสำหรับร้านค้าเล็กๆ
• ทำแบบทดสอบสั้นๆ ให้ลูกหลานฝึกทบทวนบทเรียน

ขั้นตอนที่ 1: เข้าใช้งานและสร้างฟอร์มใหม่

ฟอร์มจะถูกบันทึกอัตโนมัติระหว่างที่เราสร้าง ไม่ต้องกดเซฟเอง

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มคำถาม

ภาพจำลองหน้าตา Microsoft Forms เพื่อประกอบการอธิบาย (ไม่ใช่สกรีนช็อตจริงจาก Microsoft) ชื่อฟอร์มและข้อมูลในภาพเป็นตัวอย่างสมมติ

ข้อควรระวัง: ถ้าลบคำถามข้อไหน คำตอบที่เก็บไว้ของข้อนั้นจะถูกลบถาวรไปด้วย ดังนั้นหลังเปิดให้คนตอบแล้ว ควรแก้ข้อความแทนการลบคำถาม

ขั้นตอนที่ 3: ทดลองกรอกก่อนส่งจริง

กดปุ่ม Preview บนคอมพิวเตอร์ (หรือไอคอนบนมือถือ) เพื่อดูว่าผู้ตอบจะเห็นหน้าตาแบบไหน ลองตอบทุกข้อในโหมดพรีวิวแล้วกด Submit เพื่อทดสอบ ถ้าอยากกลับไปแก้ต่อ กด Back

ขั้นตอนที่ 4: ส่งฟอร์มให้คนตอบ

ข้อสังเกต: ใครได้รับลิงก์ก็ส่งต่อให้คนอื่นตอบได้ ถ้าฟอร์มตั้งเป็น Anyone can respond จึงไม่ควรใส่ข้อมูลลับในคำถามหรือคำอธิบาย

ขั้นตอนที่ 5: ดูผลตอบกลับ

ภาพประกอบ: Microsoft Support

ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกคำตอบเป็น Excel เพื่อวิเคราะห์ต่อ

ที่หน้า Responses Overview มีปุ่ม Open results in Excel ที่เปิดคำตอบทั้งหมดเป็นไฟล์ Excel ถ้าเลือก Download a copy จะได้ไฟล์ Excel ออฟไลน์ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับฟอร์มแล้ว ข้อมูลในไฟล์จะมีคอลัมน์ ID ลำดับผู้ตอบ เวลาเริ่มและเวลาส่ง ตามด้วยคำตอบแต่ละข้อ ดังภาพ ส่วนการเชื่อมต่อแบบสดกับฟอร์มที่ Microsoft ระบุไว้ จะบันทึกไฟล์ไว้ใน OneDrive for work or school ซึ่งเป็นของบัญชีโรงเรียนและงาน ผู้ใช้บัญชีส่วนตัวจึงควรใช้วิธีดาวน์โหลดสำเนาเป็นหลัก

ภาพประกอบ: Microsoft Support

เมื่อได้ไฟล์ Excel แล้ว สามารถนำไปสรุปด้วย PivotTable ได้ทันที (ดู PivotTable ใน Excel) หรือใช้ตัวกรอง (AutoFilter) เพื่อดูเฉพาะผู้ที่ตอบว่ามา

ข้อจำกัดที่ควรรู้สำหรับบัญชี Microsoft ส่วนตัว

ถ้าคำตอบใกล้เต็มโควตา Microsoft แนะนำว่า ให้ส่งออกคำตอบเดิมเป็นไฟล์ Excel เก็บไว้ก่อน แล้วล้างคำตอบในฟอร์มออก ก็จะเปิดรับคำตอบใหม่ต่อได้ ควรวางแผนก่อนทำแบบสำรวจที่คาดว่าจะมีคนตอบเกินกว่านี้

ตัวอย่างใช้งานจริง

ประธานรุ่นต้องการสำรวจจำนวนเพื่อนที่จะมางานเลี้ยงรุ่น แทนการถามในกลุ่มไลน์ที่ข้อความไหลหายเร็ว เปิด Forms สร้างฟอร์ม 3 ข้อ คือชื่อ มาหรือไม่มา และจำนวนผู้ร่วมงาน กด Collect responses แล้วคัดลอกลิงก์ส่งในกลุ่ม พร้อมทำ QR Code ติดโปสเตอร์ในงานเลี้ยงปีที่ผ่านมา ไม่กี่วันก็ได้รายชื่อครบ เปิดหน้า Responses ดูสรุปจำนวนคนที่มา แล้วดาวน์โหลดเป็น Excel ไปทำป้ายชื่อและจัดโต๊ะต่อ

ข้อควรรู้

• ข้อมูลที่เก็บมีทั้งเวลาตอบและคำตอบ ถ้าขอข้อมูลส่วนตัวเช่นเบอร์โทร ควรบอกผู้ตอบให้ชัดว่าจะใช้เพื่ออะไร
• ถ้าต้องการเครื่องมือที่มีการแบรนด์และวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงกว่านี้ Microsoft แนะนำให้ดูผลิตภัณฑ์ Dynamics 365 Customer Voice ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์แยกต่างหากของ Microsoft
• ฟีเจอร์และข้อจำกัดบางอย่างของ Forms อาจต่างกันตามชนิดบัญชี (ส่วนตัว โรงเรียน งาน) เมื่อเห็นเมนูไม่ตรงกับบทความ ให้ตรวจชนิดบัญชีที่ใช้ล็อกอินก่อน

สรุป

Microsoft Forms เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเก็บข้อมูลจากหลายคนพร้อมกัน เริ่มจาก New Form → ตั้งชื่อ → Add new เพิ่มคำถาม → Collect responses ส่งลิงก์หรือ QR Code → ดูผลที่แท็บ Responses แล้วดาวน์โหลดเป็น Excel ไปวิเคราะห์ต่อ ข้อจำกัดสำคัญของบัญชีส่วนตัวคือจำนวนคำตอบต่อฟอร์ม ควรเช็กก่อนเปิดรับเกินร้อยคน