บางครั้งมีข้อความยาวเป็นย่อหน้าอยู่ในเซลล์เดียว แล้วอยากกระจายให้ลงหลายแถวตามความกว้างของคอลัมน์ที่กำหนด เหมือนการ Justify ข้อความใน Word ปกติต้องตัดข้อความแปะเองทีละบรรทัด Fill Justify คือคำสั่งที่กระจายข้อความยาวลงหลายเซลล์ในคอลัมน์เดียวกันให้อัตโนมัติตามความกว้างที่ตั้งไว้
วิธีใช้งาน
| ขั้นตอน | วิธีทำ |
| 1 | ปรับความกว้างคอลัมน์ให้เป็นขนาดที่ต้องการก่อน (ข้อความจะถูกตัดตามความกว้างนี้) |
| 2 | พิมพ์ข้อความยาวลงเซลล์แรกของคอลัมน์นั้น |
| 3 | เลือกช่วงเซลล์ในคอลัมน์เดียวกันที่ต้องการให้ข้อความกระจายลงไป (เว้นแถวว่างไว้พอสำหรับข้อความ) |
| 4 | ไปที่ Home > Fill > Justify |
| 5 | ข้อความจะถูกตัดและกระจายลงแต่ละเซลล์ในช่วงที่เลือกให้อัตโนมัติตามความกว้างคอลัมน์ |
ก่อน
| รายงานสรุปยอดขายประจำเดือนของทุกสาขาทั่วประเทศ |
➜
หลัง (Fill Justify)
| รายงานสรุปยอดขาย |
| ประจำเดือนของทุกสาขา |
| ทั่วประเทศ |
ภาพจำลองผลลัพธ์ก่อน-หลังใช้ Fill Justify กระจายข้อความยาวลงหลายเซลล์ (ไม่มีสกรีนช็อตจริงจาก Microsoft ให้ใช้ในปัจจุบัน)
ใช้ทำอะไรได้บ้าง
| การใช้งาน | ประโยชน์ |
| แยกโน้ตยาวๆ ลงหลายบรรทัดอ่านง่าย | ไม่ต้องตัดข้อความเองทีละจุด |
| เตรียมข้อความสำหรับพิมพ์ลงป้าย/ฉลาก | กระจายให้พอดีกับพื้นที่ที่กำหนดไว้ |
ข้อควรรู้
| ข้อควรรู้ | รายละเอียด |
| เว้นเซลล์ว่างไม่พอ | ถ้าเซลล์ว่างที่เลือกไม่พอสำหรับข้อความทั้งหมด Excel จะเตือนว่าข้อความจะล้นออกนอกช่วงที่เลือก |
| ใช้ได้กับข้อความเท่านั้น | ถ้าเซลล์ในช่วงมีตัวเลขหรือสูตรปนอยู่ คำสั่งนี้จะใช้งานไม่ได้ |
| ต้องอยู่คอลัมน์เดียวกัน | Fill Justify ทำงานเฉพาะแนวตั้งในคอลัมน์เดียว ไม่กระจายข้ามคอลัมน์ |
สรุป
Fill Justify เหมาะกับการจัดข้อความยาวให้อ่านง่ายขึ้นโดยไม่ต้องตัดแบ่งบรรทัดเอง ใช้ได้ไม่บ่อยแต่มีประโยชน์เวลาต้องเตรียมเอกสารที่มีข้อความยาว ถ้าต้องการคัดลอกวางข้อมูลแบบพิเศษอื่นๆ เช่น สลับแถวเป็นคอลัมน์ อ่านต่อได้ที่ Paste Special ใน Excel ใช้ยังไง วางค่า/สลับแถว-คอลัมน์แบบมืออาชีพ
