วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้าใน Outlook (Delay Send)

บางครั้งเขียนอีเมลเสร็จตอนดึกแต่ไม่อยากให้ผู้รับเห็นว่าส่งดึก หรืออยากให้อีเมลไปถึงตรงเวลาทำงานพอดี ฟีเจอร์ Delay Delivery ใน Outlook ช่วยให้ตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้าได้ เขียนเสร็จตอนไหนก็ได้ แต่กำหนดให้ระบบส่งจริงตามเวลาที่ต้องการ

วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลแบบครั้งเดียว

1. เขียนอีเมลตามปกติ ใส่ผู้รับและเนื้อหาให้ครบ
2. ไปที่แท็บ Options บนหน้าต่างเขียนอีเมล
3. กด Delay Delivery ในกลุ่ม More Options
4. ในช่อง Do not deliver before เลือกวันที่และเวลาที่ต้องการให้อีเมลถูกส่งออก



5. กด Close แล้วกด Send ตามปกติ — อีเมลจะถูกเก็บไว้ใน Outbox จนถึงเวลาที่กำหนดแล้วส่งให้อัตโนมัติ

ข้อควรรู้เรื่อง Outbox

อีเมลที่ตั้งเวลาไว้จะค้างอยู่ในโฟลเดอร์ Outbox จนกว่าจะถึงเวลาส่งจริง ถ้าต้องการยกเลิกหรือแก้ไขก่อนถึงเวลา สามารถเปิดอีเมลจาก Outbox มาแก้ไขหรือลบทิ้งได้ตามปกติ แต่สำคัญมากคือ **เครื่อง Outlook ต้องเปิดอยู่และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ณ เวลาที่กำหนดไว้ด้วย** ไม่งั้นอีเมลจะไม่ถูกส่งจนกว่าจะเปิด Outlook ครั้งถัดไป (ยกเว้นใช้ Outlook บนเว็บหรือบัญชีที่เซิร์ฟเวอร์จัดการ Delay Send ให้แทน)

ตั้งกฎ Delay Send ให้ทุกอีเมลอัตโนมัติ (Outlook Desktop)

ถ้าอยากให้อีเมลทุกฉบับหน่วงเวลาส่งเล็กน้อยเพื่อกันพิมพ์ผิดแล้วกดส่งเร็วเกินไป ตั้งเป็นกฎถาวรได้:

1. ไปที่ File > Manage Rules & Alerts
2. กด New Rule เลือก Apply rule on messages I send
3. ไปจนถึงขั้นตอนที่ให้เลือกเงื่อนไข เลือก defer delivery by a number of minutes แล้วกำหนดจำนวนนาทีที่ต้องการหน่วง (เช่น 1-5 นาที)

สรุป

Delay Delivery เหมาะกับการจัดการเวลาส่งอีเมลให้เหมาะสมกับผู้รับ ไม่ว่าจะกันการส่งดึกเกินไปหรือกันพิมพ์ผิดแล้วส่งเร็วเกินไป ใช้ร่วมกับ Auto-Reply จะช่วยจัดการอีเมลนอกเวลางานได้ครบมากขึ้น