Signature Line ใน Word ใส่ช่องเซ็นชื่อในเอกสาร

เอกสารที่ต้องมีช่องให้เซ็นชื่อ เช่น สัญญา ใบยินยอม หรือแบบฟอร์มต่างๆ หลายคนใช้วิธีเคาะเส้นขีดยาวๆ ด้วยแป้น underscore แล้วพิมพ์คำว่า «ลงชื่อ» ไว้ใต้เส้น ซึ่งพอเอกสารมีการแก้ไขเพิ่มเติมทีหลัง เส้นมักเลื่อนหลุดตำแหน่ง Word มีฟีเจอร์ Signature Line ที่ออกแบบมาสำหรับใส่ช่องเซ็นชื่อโดยเฉพาะ ไม่หลุดตำแหน่งง่ายๆ แบบนั้น

Signature Line ต่างจาก Digital Signature ตรงไหน

สองฟีเจอร์นี้ชื่อคล้ายกันแต่ทำงานต่างกันโดยสิ้นเชิง

พูดง่ายๆ คือ Signature Line เป็นแค่ «ช่องเปล่าที่รอให้เซ็น» ส่วน Digital Signature คือกระบวนการเซ็นจริงที่มีผลทางกฎหมาย/ความปลอดภัยเข้ามาเกี่ยวข้อง อ่านรายละเอียด Digital Signature เพิ่มเติมได้ที่ บทความลายเซ็นดิจิทัล

วิธีใส่ Signature Line

1. วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่ต้องการให้มีช่องเซ็นชื่อ
2. ไปที่แท็บ Insert แล้วกด Signature Line ในกลุ่ม Text
3. หน้าต่าง Signature Setup จะเปิดขึ้นมาให้กรอกรายละเอียด

กรอกข้อมูลตามที่ต้องการให้แสดงใต้ช่องเซ็นชื่อ:

• Suggested signer — ชื่อผู้ที่ควรเซ็น (ไม่บังคับใส่)
• Suggested signer’s title — ตำแหน่งของผู้เซ็น เช่น ผู้จัดการ
• Suggested signer’s e-mail address — อีเมลผู้เซ็น
• Instructions to the signer — ข้อความแนะนำก่อนเซ็น เช่น «กรุณาตรวจสอบเนื้อหาก่อนเซ็น»
• ติ๊ก Show sign date in signature line ถ้าต้องการให้แสดงวันที่เซ็นด้วยอัตโนมัติ

กด OK จะได้ช่องเซ็นชื่อพร้อมเส้นและป้ายกำกับ X ปรากฏในเอกสารทันที ตำแหน่งจะไม่เลื่อนหลุดง่ายๆ เหมือนเส้น underscore ที่พิมพ์เอง เพราะ Word ถือเป็นวัตถุ (object) แยกจากข้อความปกติ

ผู้รับเอกสารเซ็นยังไง

เมื่อส่งไฟล์ต่อให้ผู้เซ็น เขาสามารถดับเบิลคลิกที่ช่อง Signature Line แล้วเลือกพิมพ์ชื่อตัวเอง หรือถ้ามี Digital ID/Certificate อยู่แล้ว สามารถเซ็นแบบดิจิทัลได้ทันทีในหน้าต่างเดียวกัน

สรุป

Signature Line เหมาะกับการเตรียมเอกสารที่ต้องมีช่องเซ็นชื่อไว้ล่วงหน้า โดยไม่ต้องกังวลเรื่องเส้นเลื่อนหลุดตำแหน่งเวลาแก้ไขเอกสารทีหลัง ถ้าต้องการให้การเซ็นนั้นมีผลผูกพันทางความปลอดภัยจริงๆ ต้องใช้คู่กับ Digital Signature เพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม: Digital Signature ใน Word · สร้างฟอร์มกรอกข้อมูลด้วย Content Controls