Excel มีฟังก์ชันเล็กๆ อีกหลายตัวที่คนทั่วไปไม่ค่อยรู้จัก แต่ถ้าเจอสถานการณ์ที่ตรงจุดจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก บทความนี้พาไปรู้จัก 2 ฟังก์ชันคือ SHEETS สำหรับนับจำนวนชีต และ NA สำหรับสร้าง Error ตั้งใจ
SHEETS: นับจำนวนชีตทั้งหมดในไฟล์
SHEETS คืนค่าจำนวนชีตทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์ Excel รูปแบบสูตรคือ =SHEETS() ไม่ต้องใส่พารามิเตอร์ใดๆ ก็นับจำนวนชีตทั้งเวิร์กบุ๊กให้ทันที
=SHEETS()| A | |
|---|---|
| 1 | 5 |
ตัวอย่างนี้ไฟล์มีชีตทั้งหมด 5 แผ่น (รวมทั้งชีตที่ซ่อนอยู่ด้วย) SHEETS จึงคืนค่า 5 ประโยชน์หลักคือใช้เช็คแบบเร็วๆ ว่าไฟล์ที่เปิดมีจำนวนชีตครบตามที่ควรจะเป็นหรือไม่ โดยเฉพาะไฟล์ที่มีสูตรอ้างอิงข้ามชีตจำนวนมาก ถ้าจำนวนชีตเปลี่ยนไปกะทันหันอาจเป็นสัญญาณว่ามีคนลบหรือเพิ่มชีตโดยไม่ตั้งใจ
ถ้าใส่ reference เข้าไปในวงเล็บ เช่น =SHEETS(A1:A1) จะเป็นการนับจำนวนชีตใน 3D reference แทน ซึ่งใช้เฉพาะกรณีพิเศษที่มีการอ้างอิงข้ามหลายชีตเท่านั้น งานทั่วไปใช้ =SHEETS() เปล่าๆ ก็พอ
NA: สร้าง Error #N/A ตั้งใจ
ฟังก์ชัน NA ไม่มีพารามิเตอร์เลย รูปแบบคือ =NA() ผลลัพธ์คือ Error #N/A เสมอ ฟังดูแปลกที่ต้องมีฟังก์ชันไว้สร้าง Error เอง แต่มีประโยชน์ในสถานการณ์เฉพาะจุด โดยเฉพาะเวลาทำกราฟเส้น
=NA()| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | วันที่ | ยอดขาย |
| 2 | 1 ก.ย. | 1,200 |
| 3 | 2 ก.ย. | 1,450 |
| 4 | 3 ก.ย. (ร้านปิด) | #N/A |
| 5 | 4 ก.ย. | 1,600 |
ถ้าใส่ 0 หรือเว้นเซลล์ว่างไว้แทนวันที่ร้านปิด กราฟเส้นจะลากเส้นลงไปที่ 0 หรือขาดช่วงแบบดูไม่สวย แต่ถ้าใส่ =NA() แทน Excel จะข้ามจุดนั้นไปเลยไม่วาดลงกราฟ ทำให้เส้นกราฟลากต่อเนื่องข้ามวันที่ไม่มีข้อมูลได้อย่างเป็นธรรมชาติ โดยไม่กระทบสูตรคำนวณอื่นที่อ้างอิงเซลล์นี้ (เพราะเป็น Error ตรงไปตรงมา ไม่ใช่ 0 ที่อาจถูกนับรวมผิดพลาด)
สรุป
SHEETS ใช้นับจำนวนชีตทั้งไฟล์แบบเร็วๆ เหมาะกับไฟล์ที่มีหลายชีตและต้องเช็คความครบถ้วน ส่วน NA ใช้สร้าง Error ตั้งใจเพื่อกันไม่ให้จุดข้อมูลที่ไม่มีค่าไปปรากฏผิดเพี้ยนบนกราฟ ทั้งสองไม่ใช่ฟังก์ชันที่ใช้บ่อย แต่เมื่อเจอสถานการณ์ตรงจุดจะช่วยแก้ปัญหาได้ตรงประเด็นกว่าวิธีอื่น
