กล่องข้อความเต็มไปด้วยอีเมลจากผู้ส่งเดิมซ้ำๆ เช่น โปรโมชั่น จดหมายข่าว หรือแจ้งเตือนอัตโนมัติ ถ้าต้องมานั่งลบทีละฉบับคงเสียเวลามาก Outlook มีฟีเจอร์ Sweep ที่ช่วยจัดการอีเมลจากผู้ส่งคนเดียวกันได้ทั้งหมดในคลิกเดียว
Sweep คืออะไร
Sweep เป็นเครื่องมือใน Outlook on the web ที่ให้เลือกได้ว่าจะ:
- ลบอีเมลใหม่ทั้งหมดจากผู้ส่งคนนี้ในอนาคตอัตโนมัติ
- เก็บไว้แค่อีเมลล่าสุด แล้วลบฉบับเก่าทิ้ง
- ลบอีเมลจากผู้ส่งคนนี้ที่เก่ากว่า 10 วัน
วิธีใช้ Sweep
- เปิด Outlook.com แล้วเลือกอีเมลจากผู้ส่งที่ต้องการจัดการ
- คลิกปุ่ม Sweep บนแถบเมนูด้านบน
- เลือกรูปแบบที่ต้องการ เช่น «ลบทั้งหมดจากผู้ส่งนี้เสมอ»
- ยืนยันการตั้งค่า ระบบจะรันกฎ Sweep ให้อัตโนมัติวันละครั้ง
ข้อควรรู้
- Sweep ใช้ไม่ได้กับโฟลเดอร์ Junk Email, Drafts, Sent Items และ Deleted Items
- อีเมลที่ถูก Sweep ลบไป จะยังไม่ลดพื้นที่จัดเก็บจนกว่าจะลบออกจากโฟลเดอร์ Deleted Items อีกครั้ง
- กฎ Sweep จะรันอัตโนมัติวันละครั้ง ไม่ใช่ทันทีที่มีอีเมลใหม่เข้ามา
ใช้ Sweep ควบคู่กับ Focused Inbox และ Rules จะช่วยให้กล่องข้อความสะอาดขึ้นมากโดยแทบไม่ต้องจัดการเอง
