ทำงานที่บ้านเครื่องหนึ่ง ที่ออฟฟิศอีกเครื่องหนึ่ง อยากให้ไฟล์ในโฟลเดอร์ OneDrive เหมือนกันทุกประการทั้งสองเครื่องโดยไม่ต้องคอยก็อปปี้ไฟล์ไปมาเอง บทความนี้สอนวิธีตั้งค่าให้ถูกต้อง พร้อมข้อควรระวังที่มือใหม่มักพลาดจนไฟล์ซ้อนกันโดยไม่รู้ตัว
หลักการพื้นฐาน: ลงชื่อเข้าใช้บัญชีเดียวกันทั้งสองเครื่อง
แค่ติดตั้ง OneDrive แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วย บัญชี Microsoft เดียวกัน ในทั้งสองเครื่อง ไฟล์ในโฟลเดอร์ OneDrive จะซิงค์เข้าหากันโดยอัตโนมัติ แก้ไฟล์ที่เครื่องไหน อีกเครื่องก็จะอัปเดตตามภายในไม่กี่วินาทีถ้าทั้งคู่ต่อเน็ตอยู่
ขั้นตอนตั้งค่าเครื่องที่สอง
- ติดตั้ง OneDrive บนคอมเครื่องที่สอง (ถ้ายังไม่มี ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ Microsoft OneDrive)
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft เดียวกับเครื่องแรก
- รอให้ระบบซิงค์ไฟล์ทั้งหมดจากคลาวด์ลงมา (ใช้เวลานานตามจำนวนไฟล์)
- ถ้าเคยตั้งค่า Selective Sync ไว้ที่เครื่องแรก ต้องมาตั้งใหม่ที่เครื่องที่สองด้วย เพราะการตั้งค่านี้แยกต่างหากในแต่ละเครื่อง
ปัญหาที่มักเจอ: ไฟล์ซ้อนกันเป็นคนละเวอร์ชัน (Conflict Copy)
ถ้าแก้ไฟล์เดียวกันที่ทั้งสองเครื่องพร้อมกัน หรือแก้ไฟล์ตอนออฟไลน์แล้วเน็ตกลับมาพร้อมกันทั้งสองเครื่อง OneDrive จะไม่รู้ว่าเวอร์ชันไหนคือของจริง จึงสร้างไฟล์สำเนาแยกต่างหากโดยเติมชื่อคอมพิวเตอร์ต่อท้าย เช่น งบครอบครัว-DESKTOP-ABC123.xlsx คู่กับไฟล์ต้นฉบับ งบครอบครัว.xlsx
วิธีป้องกัน: ถ้าต้องแก้ไฟล์เดียวกันบ่อยจากสองเครื่อง ให้เปิดไฟล์ผ่าน Office for the web หรือแอป Office แบบ Co-authoring แทนการเปิดไฟล์ local ตรงๆ เพราะ Co-authoring จะรวมการแก้ไขแบบเรียลไทม์แทนที่จะสร้างไฟล์แยก อ่านรายละเอียดที่ แก้ไฟล์พร้อมกันผ่าน OneDrive เห็นเคอร์เซอร์คนอื่นแบบเรียลไทม์
ถ้าเจอไฟล์ซ้อนแล้ว แก้ยังไง
- เปิดทั้งสองไฟล์เทียบกัน ดูว่าเวอร์ชันไหนมีข้อมูลล่าสุดที่ต้องการเก็บไว้จริง
- คัดลอกส่วนที่ขาดจากอีกไฟล์มารวมในไฟล์หลัก แล้วลบไฟล์สำเนาที่มีชื่อคอมพ่วงท้ายทิ้ง
- ถ้าไม่แน่ใจว่าไฟล์ไหนถูกต้อง ใช้ Version History เพื่อดูประวัติการแก้ไขย้อนหลังก่อนตัดสินใจ
เคล็ดลับให้สองเครื่องซิงค์ตรงกันเสมอ
- ก่อนปิดเครื่องทุกครั้ง เช็คว่าไอคอน OneDrive ขึ้นเครื่องหมายถูกสีเขียว (ซิงค์เสร็จสมบูรณ์) ก่อนปิดหรือถอดเน็ต
- เปิด Files On-Demand ทั้งสองเครื่องเพื่อประหยัดพื้นที่ ไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดซ้ำสองที่
- ถ้าเครื่องใดเครื่องหนึ่งไม่ได้เปิดใช้งานนานหลายวัน ให้เปิด OneDrive รอซิงค์ให้เสร็จก่อนเริ่มแก้ไฟล์ใดๆ กันชนกับเวอร์ชันที่อัปเดตจากอีกเครื่อง
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าเครื่องหนึ่งไม่มีเน็ตหลายวัน ไฟล์จะขัดแย้งกันหนักไหม?
ไม่หนักถ้าไม่ได้แก้ไฟล์เดียวกันในช่วงนั้น ระบบจะไล่ซิงค์ไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงทั้งหมดให้ตรงกันทันทีที่กลับมาต่อเน็ต ปัญหาจะเกิดเฉพาะตอนแก้ไฟล์เดียวกันพร้อมกันจริงๆ เท่านั้น
ต้องซื้อ OneDrive แยกสองชุดสำหรับสองเครื่องไหม?
ไม่ต้อง บัญชี OneDrive เดียวใช้ได้กับหลายเครื่องพร้อมกันไม่จำกัดจำนวน ตราบใดที่ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีเดียวกัน
