เคยแชร์ไฟล์กระจัดกระจายไว้เยอะจนจำไม่ได้ว่าแชร์อะไรไปให้ใครบ้าง แล้วอยากยกเลิกการแชร์ทั้งหมดในคราวเดียว ต้องบอกตามตรงว่า OneDrive ยังไม่มีปุ่ม “ยกเลิกการแชร์ทั้งหมด” ในคลิกเดียว แต่มีวิธีที่เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้ตอนนี้ บทความนี้สอนขั้นตอนที่ประหยัดเวลาที่สุดในการไล่เช็คและยกเลิกทีละรายการ
ทำไมยกเลิกทั้งหมดในคลิกเดียวไม่ได้
OneDrive ออกแบบให้การจัดการสิทธิ์เป็นแบบรายไฟล์/รายโฟลเดอร์ เพราะแต่ละไฟล์อาจแชร์ให้คนละกลุ่มคน มีสิทธิ์ต่างกัน (บางไฟล์ดูอย่างเดียว บางไฟล์แก้ไขได้) ระบบเลยไม่มีปุ่มกลางที่ตัดทุกการแชร์ทิ้งพร้อมกันทีเดียว ต้องเข้าไปยกเลิกทีละรายการ
ขั้นตอนที่เร็วที่สุด: ดูรายการที่แชร์ไปทั้งหมดในหน้าเดียว
- เข้า onedrive.com แล้วไปที่เมนู Shared ทางด้านซ้าย
- เลือกแท็บ Shared by me (ที่ฉันแชร์ไป) จะเห็นไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เคยแชร์ไปเรียงเป็นลิสต์เดียว ไม่ต้องไล่หาทีละโฟลเดอร์
ขั้นตอนยกเลิกการแชร์แต่ละรายการ
- คลิกจุดสามจุด (⋯) ท้ายแถวของไฟล์ที่ต้องการยกเลิกแชร์
- เลือก Manage access
- กด Stop sharing เพื่อยกเลิกการแชร์ทั้งหมดของไฟล์นั้นในคราวเดียว (ตัดสิทธิ์ทุกคนที่เคยแชร์ไว้)
- ทำซ้ำแบบเดิมกับไฟล์ถัดไปในลิสต์ จนครบทุกรายการที่ต้องการ
เนื่องจากเมนู Shared by me รวมทุกไฟล์ไว้หน้าเดียวแล้ว การไล่กด Stop sharing ทีละแถวจากหน้านี้จะเร็วกว่าการเข้าไปหาไฟล์ทีละโฟลเดอร์มาก โดยเฉพาะถ้ามีไฟล์แชร์ไว้หลายสิบรายการ
ถ้าแค่อยากลบสิทธิ์คนใดคนหนึ่ง ไม่ใช่ยกเลิกทั้งหมด
ไม่ต้อง Stop sharing ทั้งไฟล์ ให้เข้า Manage access เหมือนเดิม แล้วเลือกที่ชื่อคนนั้นในหัวข้อ Direct Access จากนั้นเลือก Remove access เฉพาะคนนี้คนเดียว คนอื่นที่แชร์ไว้ยังเข้าถึงได้ตามปกติ
ป้องกันปัญหานี้ในอนาคต
- ตั้ง Set expiration date ให้ลิงก์แชร์หมดอายุอัตโนมัติทุกครั้งที่แชร์ไฟล์สำคัญ จะได้ไม่ต้องมานั่งไล่ยกเลิกทีหลัง อ่านวิธีที่ ตั้งรหัสผ่าน/วันหมดอายุลิงก์แชร์ OneDrive
- เช็คสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์สำคัญเป็นระยะผ่าน Manage Access บน OneDrive แทนที่จะรอให้ไฟล์แชร์สะสมเยอะจนจัดการลำบาก
คำถามที่พบบ่อย
ยกเลิกแชร์แล้ว คนที่เคยเข้าถึงจะเห็นไฟล์ในเครื่องตัวเองไหม?
ถ้าเคยดาวน์โหลดไฟล์ไปเก็บในเครื่องแล้ว ไฟล์สำเนานั้นจะยังอยู่ในเครื่องเขา แต่จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับบน OneDrive ของเราได้อีก และถ้าเคยกด Add shortcut ไว้ ทางลัดนั้นจะหายไปทันที
Stop sharing ทั้งโฟลเดอร์ ไฟล์ย่อยข้างในจะถูกยกเลิกแชร์ด้วยไหม?
ใช่ ถ้ายกเลิกแชร์ที่ระดับโฟลเดอร์หลัก ไฟล์ย่อยทั้งหมดที่สืบสิทธิ์มาจากโฟลเดอร์นั้นจะถูกยกเลิกไปด้วย ยกเว้นไฟล์ที่เคยตั้งลิงก์แชร์แยกไว้เฉพาะตัวเอง ต้องเข้าไปยกเลิกเพิ่มเติมเอง
