ไฟล์ PowerPoint ที่แก้ไขมานาน มักมีข้อมูลแอบแฝงที่มองไม่เห็นตอนเปิดดูปกติ เช่น ชื่อผู้เขียนเดิม คอมเมนต์ที่ลบไปแล้วแต่ยังฝังอยู่ หรือสไลด์ที่ซ่อนไว้ ก่อนส่งไฟล์ให้คนนอกทีมหรือเผยแพร่สาธารณะ ควรเช็คด้วย Document Inspector ก่อนทุกครั้ง
วิธีตรวจสอบและลบข้อมูลแอบแฝง
- ไปที่แท็บ File > Info
- คลิก Check for Issues แล้วเลือก Inspect Document
- ติ๊กเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ แล้วกด Inspect
- ดูผลลัพธ์ที่เจอในแต่ละหมวด กด Remove All สำหรับหมวดที่ต้องการลบออก
Document Inspector ตรวจอะไรบ้าง
- Comments and Annotations — คอมเมนต์และหมายเหตุที่ทีมงานฝากไว้
- Document Properties and Personal Information — ชื่อผู้เขียน ผู้แก้ไขล่าสุด และข้อมูลเมตาอื่นๆ
- Off-Slide Content — วัตถุที่ถูกลากออกไปนอกขอบเขตสไลด์ มองไม่เห็นตอนนำเสนอแต่ยังอยู่ในไฟล์
- Presentation Notes — Speaker Notes ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่อยากให้คนอื่นเห็น
- Invisible On-Slide Content — อ็อบเจกต์ที่ซ่อนอยู่ในสไลด์ (เช่นถูกจัดให้อยู่ด้านหลังสุด)
ข้อควรระวังก่อนใช้งาน
การลบข้อมูลผ่าน Document Inspector ส่วนใหญ่กู้คืนไม่ได้ ควรเปิดไฟล์สำเนา (Save As ก่อน) แล้วรัน Inspect Document บนไฟล์สำเนานั้นแทน เผื่อภายหลังต้องใช้ข้อมูลต้นฉบับที่ถูกลบไป เก็บไฟล์ต้นฉบับจริงไว้แยกต่างหากเสมอ
หลัง Inspect เสร็จแล้ว ถ้าต้องการล็อกไม่ให้แก้ไขไฟล์เพิ่มก่อนส่งจริง ทำต่อได้ที่ Mark as Final ใน PowerPoint
