ทำรายงานหรืองานกลุ่มค้างคืนใกล้เดดไลน์ แล้วเครื่องดับกะทันหันจนไฟล์หาย เป็นฝันร้ายที่นักเรียนนักศึกษาหลายคนเคยเจอ บทความนี้แนะนำวิธีตั้งค่า OneDrive ให้ป้องกันเหตุการณ์แบบนี้ตั้งแต่ต้นเทอม ไม่ต้องรอให้เสียใจทีหลัง
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกไฟล์งานลง OneDrive ตั้งแต่สร้างไฟล์แรก
แทนที่จะบันทึกไฟล์ไว้ที่ Desktop หรือโฟลเดอร์ Documents ทั่วไปแล้วค่อยย้ายเข้า OneDrive ทีหลัง ให้เลือก Save As > OneDrive ตั้งแต่เริ่มสร้างไฟล์งานครั้งแรกเลย ไฟล์จะเริ่มซิงค์ขึ้นคลาวด์ทันทีตั้งแต่วินาทีที่บันทึกครั้งแรก
ขั้นตอนที่ 2: เปิด AutoSave ใน Word/Excel/PowerPoint
เมื่อไฟล์อยู่ใน OneDrive แล้ว เปิดสวิตช์ AutoSave ที่มุมซ้ายบนของโปรแกรม Office ให้เป็น On ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกขึ้นคลาวด์อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องกด Ctrl+S เองอีก แม้เครื่องดับกะทันหัน งานที่ทำไปก็ยังอยู่บนคลาวด์เกือบทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 3: เปิด Known Folder Move สำรอง Desktop/Documents
ถ้าเคยเผลอบันทึกงานไว้ที่ Desktop หรือ Documents โดยไม่ทันคิด ให้เปิดฟีเจอร์ Known Folder Move เพื่อให้โฟลเดอร์เหล่านี้สำรองขึ้น OneDrive อัตโนมัติเช่นกัน อ่านวิธีที่ Known Folder Move คืออะไร ตั้งให้ Desktop/Documents สำรองขึ้น OneDrive อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4: ใช้ Version History กู้เวอร์ชันเก่าเวลาทำงานพลาด
เผลอลบเนื้อหาสำคัญออกจากรายงานโดยไม่ตั้งใจ หรืออยากย้อนกลับไปดูเวอร์ชันก่อนแก้ไข ไม่ต้องกังวล OneDrive เก็บประวัติการแก้ไขไว้ให้ กู้คืนย้อนหลังได้ อ่านวิธีที่ วิธีกู้คืนไฟล์เก่าด้วย Version History ใน OneDrive
ทำงานกลุ่มให้ทุกคนแก้ไขพร้อมกันได้
สำหรับงานกลุ่ม แทนที่จะส่งไฟล์กลับไปมาทางไลน์จนสับสนว่าเวอร์ชันไหนล่าสุด ให้แชร์ไฟล์ผ่าน OneDrive แบบ Allow editing แล้วให้ทุกคนแก้ไขพร้อมกันแบบเรียลไทม์ อ่านรายละเอียดที่ แก้ไฟล์พร้อมกันผ่าน OneDrive เห็นเคอร์เซอร์คนอื่นแบบเรียลไทม์
เช็กลิสต์ก่อนส่งงานทุกครั้ง
- ☐ ไฟลอยู่ในโฟลเดอร์ OneDrive แล้ว ไม่ใช่แค่ในเครื่องอย่างเดียว
- ☐ AutoSave เปิดอยู่ (เช็คมุมซ้ายบนของโปรแกรม)
- ☐ ไอคอน OneDrive แสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว (ซิงค์เสร็จสมบูรณ์) ก่อนปิดเครื่อง
- ☐ ถ้าต้องส่งไฟล์ผ่านระบบของมหาวิทยาลัย ดาวน์โหลดไฟล์ล่าสุดจาก OneDrive มาอัปโหลดใหม่ทุกครั้ง ไม่ใช้ไฟล์เก่าที่แคชไว้ในเครื่อง
คำถามที่พบบ่อย
มหาวิทยาลัยแจกบัญชี Microsoft 365 ให้ ใช้ OneDrive ของบัญชีนั้นได้เลยไหม?
ได้ บัญชี OneDrive for work/school ที่มหาวิทยาลัยแจกให้ทำงานแบบเดียวกับที่อธิบายในบทความนี้ แต่พื้นที่และการตั้งค่าบางอย่างอาจถูกจำกัดโดยผู้ดูแลระบบของมหาวิทยาลัย
เรียนจบแล้วบัญชีมหาวิทยาลัยถูกปิด ไฟล์งานจะหายไหม?
มีความเสี่ยงสูงที่จะเข้าถึงไม่ได้อีก ควรดาวน์โหลดไฟล์สำคัญ (พอร์ตงาน, ผลงานเด่น) มาเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัวหรือที่อื่นก่อนเรียนจบเสมอ อย่ารอให้ถึงวันที่บัญชีถูกปิดจริง
